Um colega fez uma compra: o que é preciso além do recibo?

Combine alguns detalhes que realmente importam

Numa compra, precisa de saber quem a fez, para que empresa, com que finalidade e se ainda falta algum documento. Combine com o contabilista as informações necessárias. Os colegas podem assim acrescentar o contexto que não consta da fatura, sem copiar os dados que já lá estão.

Para uma licença, pode bastar «Licença anual do programa gráfico para a Alfa, encomendada por mim; fatura em anexo». Numa viagem, associe o bilhete, o documento do hotel e os restantes documentos relacionados. Se a empresa já tem um sistema de compras ou deslocações, use-o. Um segundo formulário semelhante pode apenas acrescentar trabalho.

Os detalhes corretos do comprador na compra também são importantes. Se um colega fizer encomendas regularmente em seu próprio nome e não em nome da empresa, as verificações mensais não resolverão o problema. Forneça os detalhes corretos com antecedência e uma forma fácil de perguntar sobre compras invulgares.

Uma viagem de negócios nem sempre é um pacote finalizado

Num exemplo de deslocação, um colega visita um cliente. Tem o bilhete antecipadamente, fotografa o recibo do estacionamento no local e recebe a fatura do hotel no dia seguinte. Enviar os documentos para chats diferentes pode fazer perder a ligação entre eles. Use a mesma identificação da viagem e uma nota sobre o que falta.

O colega pode enviar logo o bilhete e o recibo do estacionamento, indicando que enviará a fatura do hotel depois. Quando esta chegar, usa a mesma identificação da viagem. Quem prepara os documentos sabe então o que esperar e a que ficheiros associar a fatura.

Com várias empresas, evite assumir que todas as compras de um colega pertencem automaticamente à mesma entidade. O contexto real e o documento são importantes, não apenas quem enviou a mensagem.

Uma mensagem pode ser breve e completa

O exemplo seguinte não é um formulário obrigatório. Mostra quanta informação pode passar em poucas frases. Omita o que não se aplica à compra e acrescente os dados que o destinatário teria de adivinhar.

Os anexos devem ser legíveis e completos. Se um colega tirou várias fotografias de um documento longo, deveria informá-lo disso. Da mesma forma, rotule uma mera confirmação da encomenda quando a fatura real ainda estiver por vir.

Um local prático para os documentos ajuda mais do que outro lembrete

Escolha uma única forma habitual de a equipa entregar documentos: e-mail, pasta ou aplicação já existente. Deve ser fácil de usar e deve ficar claro quem verifica os novos documentos. Se cada pessoa precisa de um lembrete individual, o procedimento pode não estar suficientemente claro.

Experimente o procedimento no trabalho habitual. O colega consegue enviar o documento a partir do telemóvel? O destinatário percebe a que empresa pertence a compra? É possível encontrar uma resposta posterior? Se algum passo falhar, melhore-o em vez de acrescentar outro canal.

Se faltar uma informação, pergunte diretamente: «Para que empresa é esta fatura do hotel?». É mais fácil responder do que a «Envie tudo corretamente». Se a pergunta se repetir, acrescente a informação necessária ao acordo da equipa.