Uzgodnij kilka szczegółów, które naprawdę mają znaczenie
Przy zakupie musisz wiedzieć, kto go zrobił, dla której firmy, w jakim celu i czy brakuje jeszcze jakiegoś dokumentu. Uzgodnij z księgowym, jakie informacje są potrzebne. Współpracownicy dopiszą wtedy kontekst, którego nie ma na fakturze, zamiast przepisywać widoczne już dane.
Przy licencji wystarczy czasem: „Roczna licencja programu graficznego dla Alfy, zamówiona przeze mnie; faktura w załączniku”. Przy podróży połącz bilet, dokument z hotelu i pozostałe związane z nią dokumenty. Jeśli firma ma już system zakupów lub podróży, korzystaj z niego. Drugi podobny formularz może jedynie dodać pracy.
Zadbaj też o prawidłowe dane nabywcy już przy zakupie. Jeśli kolega zamawia na swoje nazwisko zamiast na firmę, miesięczna kontrola sama tego nie naprawi. Przekaż mu wcześniej właściwe dane i prosty sposób zadawania pytań przy nietypowym zakupie.
Podróż służbowa to nie zawsze jeden gotowy pakiet
W przykładowej podróży kolega jedzie do klienta. Bilet ma wcześniej, paragon za parking fotografuje na miejscu, a faktura z hotelu przychodzi dopiero następnego dnia. Jeśli dokumenty trafią do różnych czatów, łatwo zgubić ich związek. Pomaga wspólne oznaczenie podróży i krótka informacja o tym, czego brakuje.
Kolega może od razu wysłać bilet i paragon za parking oraz dopisać, że fakturę z hotelu dośle później. Gdy przyjdzie, użyje tego samego oznaczenia podróży. Osoba przygotowująca dokumenty wie wtedy, na co czeka i do których plików należy dołączyć hotel.
W przypadku kilku firm unikaj zakładania, że wszystkie zakupy jednego kolegi automatycznie należą do tego samego podmiotu. Rzeczywisty kontekst i treść dokumentu mają znaczenie, a nie tylko to, kto wysłał wiadomość.
Wiadomość może być krótka i kompletna
Poniższy wzór nie jest obowiązkowym formularzem. Pokazuje, ile potrzebnych informacji można przekazać w kilku zdaniach. Pomiń pola, które nie dotyczą zakupu, i dopisz to, czego odbiorca musiałby się inaczej domyślać.
Załączniki powinny być czytelne i kompletne. Jeśli kolega zrobił kilka zdjęć jednego długiego dokumentu, powinien to powiedzieć. Podobnie, oznacz zwykłe potwierdzenie zamówienia, gdy prawdziwa faktura wciąż ma nadejść.
Wybierz tekst, skopiuj go do wiadomości e-mail i uzupełnij szczegóły w nawiasach kwadratowych.
Jedno wygodne miejsce na dokumenty pomaga bardziej niż kolejne przypomnienie
Wybierz jeden zwykły sposób przekazywania dokumentów przez zespół: email, folder lub obecną aplikację. Powinien być łatwo dostępny, a ktoś konkretny musi zauważać nowe dokumenty. Jeśli każdemu trzeba przypominać osobno, problemem może być niejasny sposób pracy.
Wypróbuj ten sposób w codziennej pracy. Czy kolega może wysłać dokument z telefonu? Czy odbiorca rozpozna, do której firmy należy zakup? Czy później można odnaleźć odpowiedź na pytanie? Jeśli nie, popraw najsłabszy krok zamiast dodawać kolejny kanał.
Gdy brakuje informacji, zapytaj wprost: „Dla której firmy jest ta faktura z hotelu?”. Na takie pytanie łatwiej odpowiedzieć niż na „Wyślij to poprawnie”. Jeśli pytanie się powtarza, dodaj potrzebną informację do wspólnych ustaleń.