Zadbaj o oświetlenie i spokojne tło
Połóż paragon możliwie płasko na podłożu, od którego wyraźnie się odróżnia. Zadbaj o równomierne światło bez cienia dłoni i odblasków. Trzymaj telefon prostopadle nad dokumentem, żeby tekst na dalszym końcu nie był zbyt mały.
Obejmij kadrem cały dokument, nie tylko kwotę. Nazwa sprzedawcy, data i pozostałe dane też pomagają rozpoznać zakup. Delikatnie rozprostuj zmięty paragon, ale nie zasłaniaj tekstu palcem. Palec może ukryć ważne informacje tak samo jak zbyt ciasne przycięcie zdjęcia.
Nie musisz instalować kolejnej aplikacji, jeśli Twój zwykły aparat generuje czytelny obraz. Rzeczywisty wynik jest ważniejszy niż liczba automatycznych filtrów. Silne zwiększenie kontrastu może czasami tłumić słaby wydruk, dlatego zawsze otwieraj i sprawdzaj końcowy plik.
Sprawdź zdjęcie w powiększeniu
Nie polegaj na małym podglądzie. Powiększ górę dokumentu, kilka wierszy pośrodku i dolny brzeg. Jeśli znaki są już teraz nieczytelne, później same się nie poprawią. Zrób zdjęcie ponownie, dopóki masz paragon.
Zapytaj po prostu: czy pokazany jest cały dokument, czy wymagane szczegóły są czytelne i czy są wolne od cieni i odblasków? Czy plik jest jedynie nieczytelnym zrzutem ekranu z innej aplikacji? Podczas udostępniania na czacie sprawdź, czy jakość nie została obniżona; jeśli to konieczne, użyj wysyłania oryginalnego pliku.
Sprawdzenie nie powinno zająć więcej pracy niż zrobienie zdjęcia. Jest to krótka weryfikacja, która wyłapuje możliwy do naprawienia błąd, zamiast zmuszać księgowego do zażądania nowego zdjęcia papieru, którego nie możesz już znaleźć.
Zachowaj ciągłość zdjęć długiego paragonu
Na jednym zdjęciu z dużej odległości tekst długiego paragonu może być zbyt drobny. Jeśli potrzebujesz kilku zdjęć, zachowaj ich kolejność. Te same wiersze powinny być widoczne na końcu jednego zdjęcia i na początku następnego. Dzięki wspólnemu fragmentowi odbiorca połączy części bez pominięcia tekstu.
Zapisz obrazy jako części jednego zakupu i oznacz je, na przykład „parking — część 1 z 2”. Nie traktuj wielu fotografii jako wielu dokumentów. Jeśli tworzysz PDF, otwórz go i sprawdź, czy każda część jest obecna, prawidłowo uporządkowana i nadal czytelna po konwersji.
To samo dotyczy dokumentu wielostronicowego. Dobra pierwsza strona nie jest wynikiem pełnym, jeśli brakuje kontynuacji zawierającej ważne informacje.
Dopisz kontekst, którego nie widać na paragonie
Na paragonie za parking może być miejsce i godzina, ale nie cel wyjazdu. Krótka notatka, na przykład „wizyta u klienta, Praga, 12 sierpnia”, pomoże później przypisać zakup do właściwej firmy lub projektu. Zapisz rzeczywisty kontekst, bez własnych wniosków podatkowych.
Jeśli jednego dnia podróżujesz w związku z dwiema różnymi sprawami, od razu zapisz, którego zakupu dotyczy każda z nich. Zgadywanie później na podstawie kwoty i niejasnego wspomnienia jest trudniejsze. Księgowy otrzyma wtedy czytelny dokument i potrzebne wyjaśnienie.
Rozpoznany tekst nie zastępuje oryginalnego obrazu
OCR może odczytać tekst ze zdjęcia, ale bywa omylny i nie zawsze zachowuje układ dokumentu. Google w instrukcji konwersji plików PDF i zdjęć na tekst wyjaśnia między innymi znaczenie orientacji oraz jakości obrazu. Jeśli odczytana liczba się nie zgadza, porównaj ją z oryginalnym zdjęciem. Rozbieżność może wynikać z błędu OCR, a nie z błędu dokumentu.
Zachowaj użyteczny obraz dokumentu, a nie tylko automatycznie rozpoznany tekst. Uzgodnij ze swoim księgowym, jak w danej sytuacji przekazywać dokumentację i obchodzić się z oryginałami papierowymi. Pomyślne wykonanie zdjęcia nie jest samo w sobie nakazem wyrzucenia oryginału.
Źródło tej sekcji: Google: Konwertuj pliki PDF i zdjęcia na tekst