Valitse hyvä valaistus ja rauhallinen tausta
Aseta kuitti mahdollisimman suoraksi alustalle, josta se erottuu selvästi. Käytä tasaista valoa ilman käden varjoa tai heijastuksia paperissa. Pidä puhelin kohtisuorassa dokumentin yläpuolella, jotta kauempana oleva teksti ei jää liian pieneksi.
Ota kuvaan koko dokumentti, älä vain summaa. Myyjän nimi, päivämäärä ja muut tiedot auttavat tunnistamaan ostoksen myöhemmin. Suorista rypistynyt kuitti varovasti, mutta älä peitä tekstiä sormella. Sormi voi peittää tietoa samoin kuin liian tiukka rajaus.
Et tarvitse toista sovellusta, jos puhelimen tavallinen kamera tuottaa luettavan kuvan. Tarkista silti automaattisten korjausten tulos: liian suuri kontrasti voi hävittää valmiiksi haaleita merkkejä.
Suurenna kuvaa ja tarkista yksityiskohdat
Älä luota pieneen esikatseluun. Suurenna kuvan yläosa, muutama rivi keskeltä ja alareuna. Jos merkit ovat jo nyt epäselviä, ne eivät muutu luettaviksi myöhemmin. Ota kuva uudelleen, kun kuitti on vielä käsillä.
Tarkista, että koko kuitti näkyy ja tarvittavat tiedot ovat luettavissa ilman varjoja tai heijastuksia. Varmista myös, ettei tiedosto ole vain toisen sovelluksen epäselvä kuvakaappaus. Jos lähetät kuvan chatissa, tarkista tiedoston laatu ja lähetä tarvittaessa alkuperäinen tiedosto.
Nopea tarkistus auttaa havaitsemaan virheen silloin, kun sen voi vielä korjata. Muuten kirjanpitäjä saattaa pyytää uutta kuvaa vasta sitten, kun et enää löydä paperia.
Kuvaa pitkä kuitti yhtenä jatkuvana kokonaisuutena
Kaukaa otetussa kuvassa pitkän kuitin teksti voi jäädä liian pieneksi. Jos otat useita kuvia, säilytä niiden järjestys ja kuvaa osa samoista riveistä sekä yhden kuvan loppuun että seuraavan alkuun. Yhteiset rivit osoittavat, miten kuvat liittyvät toisiinsa, eikä niiden väliin jää puuttuvaa tekstiä.
Tallenna kuvat yhden ostoksen osana ja merkitse ne esimerkiksi "pysäköinti — osa 1, yhteensä 2". Älä käsittele useita valokuvia useana asiakirjana. Jos luot PDF:n, avaa se ja tarkista, että jokainen osa on paikallaan, oikein järjestetty ja edelleen luettavissa muuntamisen jälkeen.
Sama koskee monisivuista asiakirjaa. Hyvä ensimmäinen sivu ei ole täydellinen tulos, jos tärkeitä tietoja sisältävä jatko puuttuu.
Kirjaa myös se, mitä paperi ei kerro
Pysäköintikuitti voi kertoa paikan ja ajan, mutta ei sitä, mihin työmatkaan ostos liittyi. Lyhyt merkintä, esimerkiksi ”asiakaskäynti, Praha, 12. elokuuta”, auttaa yhdistämään ostoksen oikeaan yritykseen tai projektiin. Kirjaa todellinen tilanne, älä omaa verotuksellista päätelmää.
Jos matkustat saman päivän aikana kahden eri tehtävän vuoksi, merkitse heti, mihin tehtävään kukin ostos liittyy. Yhteyden arvaaminen myöhemmin summan ja epävarman muistikuvan perusteella on vaikeampaa. Kirjanpitäjä saa näin luettavan dokumentin ja hyödyllisen selityksen.
Tunnistettu teksti ei korvaa alkuperäistä kuvaa
OCR voi poimia tekstin valokuvasta, mutta tuloksessa voi olla virheitä ja dokumentin asettelua koskevaa tietoa voi kadota. Googlen PDF-tiedostojen ja kuvien tekstimuunnosta koskevat ohjeet käsittelevät muun muassa kuvan suuntaa ja laatua. Jos tunnistettu luku ei täsmää, vertaa sitä alkuperäiseen kuvaan. Ero voi johtua OCR-virheestä eikä dokumentin virheestä.
Säilytä dokumentista luettava kuva, älä pelkkää automaattisesti tunnistettua tekstiä. Sovi kirjanpitäjän kanssa tiedostojen toimittamisesta ja paperisten alkuperäisten käsittelystä omassa tilanteessasi. Onnistunut kuva ei yksin tarkoita, että alkuperäisen voi heittää pois.
Tämän osion lähde: Google: Muunna PDF-tiedostot ja valokuvat tekstiksi