Zorg voor licht en een rustige achtergrond
Leg het bonnetje zo vlak mogelijk op een ondergrond waarvan het duidelijk afsteekt. Gelijkmatig licht zonder scherpe handschaduw of glanzende reflectie helpt. Houd de telefoon ongeveer loodrecht boven het document, zodat de tekst aan de verste kant niet onnodig klein wordt.
Breng het hele document in beeld, niet alleen de regel met het bedrag. De winkelnaam, datum en andere gegevens kunnen later even belangrijk zijn voor herkenning. Vouw een gekreukt bonnetje voorzichtig open; een vinger over de tekst kan net als een verkeerde uitsnede informatie verbergen.
Je hoeft geen nieuwe app te installeren als je gewone camera een leesbare foto maakt. Het werkelijke resultaat is belangrijker dan veel automatische filters. Sterk verhoogd contrast kan zwakke druk soms wegdrukken, dus open en bekijk altijd het uiteindelijke bestand.
Zoom in om de foto te controleren
Vertrouw niet op het kleine voorbeeld. Zoom in op de bovenkant, enkele regels in het midden en de onderrand. Lopen tekens nu al in elkaar over, dan verbetert dat niet vanzelf bij het doorsturen. Maak liever meteen een nieuwe foto voordat herstel niet meer mogelijk is.
Stel eenvoudige vragen: staat het hele document erop, zijn de benodigde gegevens leesbaar en valt er geen schaduw of reflectie overheen? Is het bestand niet slechts een onleesbare schermafbeelding van een andere app? Controleer bij doorsturen via chat of de kwaliteit niet is verlaagd; verstuur zo nodig het oorspronkelijke bestand.
De controle hoeft niet meer werk te kosten dan het fotograferen zelf. Het is een korte check om een fout te ontdekken zolang je die nog kunt herstellen, in plaats van dat je boekhouder later een nieuwe foto vraagt van papier dat je niet meer kunt vinden.
Fotografeer een lange bon zo dat de delen bij elkaar passen
Bij een lang document kan één foto van veraf te klein worden. Maak je meerdere foto's, houd dan de volgorde aan en laat aangrenzende beelden deels overlappen. Zo ziet de ontvanger het verband en ontstaat er geen gat midden in het document.
Sla de foto's op als delen van één aankoop en noem ze bijvoorbeeld ‘parkeren — deel 1 van 2’. Verwar meerdere foto's niet met meerdere documenten. Maak je er een PDF van, open dan het resultaat en controleer of alle delen in de juiste volgorde staan en na omzetting leesbaar zijn.
Hetzelfde geldt voor documenten met meerdere pagina's. Een mooie eerste pagina is geen compleet resultaat als een vervolg met belangrijke informatie ontbreekt.
Voeg context toe die niet op papier staat
Op een parkeerbewijs kunnen plaats en tijd staan, maar niet bij welke zakenreis het hoort. Een korte notitie ‘klantbezoek, Praag, 12 augustus’ helpt je later de aankoop aan het juiste bedrijf of project te koppelen. Leg de werkelijke context vast, niet je eigen fiscale conclusie.
Reis je op één dag voor twee activiteiten, noteer het onderscheid dan meteen. Achteraf raden op basis van een bedrag en een vage herinnering is veel moeilijker. Je boekhouder krijgt dan een leesbaar document en informatie die bruikbaar is voor het werk.
Herkende tekst vervangt de oorspronkelijke afbeelding niet
OCR kan tekst uit een foto halen, maar het resultaat kan fouten bevatten en verbanden in de opmaak verliezen. Google beschrijft bij het omzetten van PDF's en foto's naar tekst onder meer het belang van oriëntatie en beeldkwaliteit. Klopt een getal in de herkende tekst niet, open dan de oorspronkelijke foto; het document zelf hoeft niet fout te zijn.
Bewaar een bruikbare afbeelding van het document, niet alleen automatisch herkende tekst. Spreek met je boekhouder af hoe je stukken doorgeeft en wat je in jouw situatie met het papieren origineel doet. Een geslaagde foto is op zichzelf geen reden het origineel weg te gooien.
Bron bij dit onderdeel: Google: PDF's en foto's omzetten naar tekst