Velg god belysning og en rolig bakgrunn
Legg kvitteringen så flatt som mulig på et underlag der den synes tydelig. Bruk jevnt lys uten skygge fra hånden eller gjenskinn på papiret. Hold telefonen vinkelrett over dokumentet, slik at teksten lengst unna ikke blir for liten.
Ta med hele dokumentet, ikke bare beløpet. Selgerens navn, dato og andre detaljer kan ha like stor betydning for senere identifikasjon. Flat forsiktig en sammenkrøllet kvittering, men husk at en finger som dekker tekst kan skjule informasjon akkurat som en dårlig beskjæring.
Du trenger ingen annen app hvis kameraet på telefonen gir et lesbart bilde. Kontroller likevel resultatet av automatiske justeringer: for sterk kontrast kan få svakt trykte tegn til å forsvinne.
Zoom inn og kontroller bildet
Ikke stol på en liten forhåndsvisning. Zoom inn på toppen, noen linjer i midten og nederkanten. Hvis tegnene allerede flyter sammen, blir de ikke tydeligere når dokumentet sendes videre. Ta bildet på nytt mens du fortsatt har kvitteringen.
Kontroller at hele kvitteringen er med, og at opplysningene kan leses uten skygger eller gjenskinn. Sjekk også at filen ikke bare er et uleselig skjermbilde fra en annen app. Hvis du deler via chat, kontroller kvaliteten på filen og send originalfilen ved behov.
En rask kontroll nå gjør det lettere å oppdage feil mens du fortsatt kan rette dem. Ellers kan regnskapsføreren måtte be om et nytt bilde etter at du har mistet oversikten over hvor papiret er.
Fotografer en lang kvittering slik at den kan settes sammen
Teksten på en lang kvittering kan bli for liten hvis du tar ett bilde på lang avstand. Tar du flere bilder, behold rekkefølgen og få med noen av de samme tekstlinjene nederst på ett bilde og øverst på det neste. Det gjør det mulig å sette delene sammen uten at tekst mangler mellom dem.
Lagre bilder som deler av ett kjøp og merk dem, for eksempel "parkering — del 1 av 2". Ikke behandle flere fotografier som flere dokumenter. Hvis du oppretter en PDF, åpner du den og kontrollerer at hver del er tilstede, riktig ordnet og fortsatt lesbar etter konvertering.
Det samme gjelder et flersidig dokument. En god førsteside er ikke et fullstendig resultat hvis fortsettelsen som inneholder viktig informasjon mangler.
Legg til kontekst papiret ikke viser
En parkeringskvittering kan vise sted og tidspunkt uten å si hvilken jobbreise den hører til. Et kort notat, for eksempel «kundebesøk, Praha, 12. august», hjelper deg å knytte kjøpet til riktig firma eller prosjekt. Beskriv den faktiske sammenhengen uten å trekke en egen skattemessig konklusjon.
Hvis du reiser for to ulike oppdrag samme dag, noter med en gang hvilket oppdrag hvert kjøp gjelder. Det er vanskeligere å gjette i ettertid ut fra beløpet og et uklart minne. Regnskapsføreren får da et lesbart dokument og nyttig bakgrunn.
Gjenkjent tekst erstatter ikke originalbildet
OCR kan hente tekst fra et bilde, men resultatet kan inneholde feil og miste informasjon om dokumentets oppsett. Googles veiledning for å konvertere PDF-er og bilder til tekst forklarer blant annet betydningen av orientering og bildekvalitet. Hvis et gjenkjent tall ikke stemmer, sammenlign med originalbildet. Avviket kan skyldes OCR, ikke en feil i dokumentet.
Ta vare på et lesbart bilde av dokumentet, ikke bare teksten som er gjenkjent automatisk. Avtal med regnskapsføreren hvordan filene skal overleveres og hvordan papiroriginalen skal håndteres i din situasjon. Et godt bilde er ikke i seg selv en beskjed om å kaste originalen.
Kilde for denne delen: Google: Konverter PDF-er og bilder til tekst