OCR gjør et bilde til tekst; resten er en annen oppgave
På en skannet faktura er detaljene i utgangspunktet en del av et bilde. OCR prøver å produsere tekst fra dem. Kvalitet avhenger delvis av hvor lesbar kilden er. Et rotert, uskarpt eller beskåret bilde kan forårsake manglende eller forvirrede tegn.
Selv en tallrekke som er lest helt riktig, forteller ikke alene om den er et fakturanummer, ordrenummer eller kundenummer. Et bilag kan vise både leverandør, kjøper og flere datoer. Å forstå betydningen er et eget trinn. Et feil resultat kan likevel vises i en like ryddig tabell som et riktig resultat.
Kontroller de opplysningene som avgjør neste trinn. Hvis du sorterer mellom to selskaper, er riktig kjøper særlig viktig. En skrivefeil i en varebeskrivelse kan bety mindre enn et korrekt lest organisasjonsnummer plassert i feil felt.
Kilde for denne delen: Google: Konverter PDF-er og bilder til tekst
Et riktig beløp kan ha flere betydninger
Se for deg et eksempelbilag med et forskudd, en totalpris og et beløp som gjenstår å betale. Systemet leser alle tre beløpene riktig, men velger forskuddet som hovedbeløp. Det er ikke et feillest siffer, men en feil forståelse av hva beløpet betyr.
En app kan også forveksle leverandørens organisasjonsnummer med kjøperens. Begge leses riktig, men bilaget knyttes til feil selskap. Sammenlign derfor både tallet, betegnelsen ved siden av og hvor det ble hentet fra i originalen.
Oppsettet av dokumentet er mer enn grafisk utforming. Overskrifter, betegnelser i nærheten og sammenhengen mellom delene viser hvem eller hva en opplysning gjelder. Åpne den originale PDF-en og se sammenhengen hvis du er i tvil.
Sjekk hva som påvirker neste trinn
Når du søker etter og leverer bilag, må du vite om dokumentet er relevant, hvilket selskap det tilhører, og hvor det skal sendes. Du trenger ikke skrive inn alle fakturadetaljene på nytt for å kontrollere sorteringen. Du må derimot forstå hvorfor selskapet ble valgt, eller hvorfor bilaget må undersøkes.
HeyRup bruker dokumentgjenkjenning til å finne og sortere bilag og klargjøre dem til regnskapsføreren. Det lager ikke regnskapsposteringer eller en detaljert analyse av innkjøpte varer. Ved kontroll er det derfor særlig det riktige bilaget og selskapet det tilhører, som er viktig.
Hvis et annet verktøy forbereder data for et regnskapssystem, kan dets behov for gjennomgang være bredere. Døm alltid resultatet etter den tiltenkte oppgaven, ikke etter antall fylte felt.
Usikkerhet bør føre til et spesifikt spørsmål
Merkingen «til kontroll» må forklare årsaken: ukjent kjøper, to mulige selskaper eller et uleselig bilag. Først da vet du hva du skal undersøke. En prosent for sikkerhet sier ikke alene hva neste trinn er.
Når du knytter en faktura til Alfa, avgjør om du retter bare denne fakturaen eller lager en regel for fremtiden. Kontroller hvilke andre bilag regelen vil gjelde før du bekrefter den. Samme leverandør kan fakturere et annet av selskapene dine.
Automatisk fakturagjenkjenning bekrefter ikke om en betalingsforespørsel er pålitelig. Et uredelig dokument kan ha korrekt struktur og lesbare detaljer. Bekreft mistenkelige meldinger separat; "faktura"-klassifisering er ikke en sikkerhetsgodkjenning.