OCR prevedie obraz na text, zvyšok je ďalšia úloha
Na skenovanej faktúre sú údaje pôvodne súčasťou obrazu. OCR sa snaží získať ich textovú podobu. Kvalita výsledku závisí okrem iného od čitateľnosti predlohy. Nesprávne otočená, rozmazaná alebo orezaná snímka môže znamenať chýbajúce či zamenené znaky.
Ani dokonale prečítaný rad čísel však sám nehovorí, či ide o číslo faktúry, objednávky alebo zákazníka. Rovnako sa na jednom dokumente môže objaviť dodávateľ aj odberateľ a niekoľko rôznych dátumov. Priradenie významu je ďalšia časť spracovania. Keď sa pomýli, výsledná tabuľka môže vyzerať úplne rovnako upravene ako správny výstup.
Preto sa pri kontrole neobmedzujte na otázku „je text čitateľný?“. Pýtajte sa, na aké rozhodnutie ho systém používa a čo by zmenila chyba. Pre triedenie medzi dve firmy je podstatnejší správny odberateľ než bezchybný prepis každého opisu položky.
Zdroj k tejto časti: Google: Prevod PDF a fotografií na text
Jedna správna suma môže mať niekoľko významov
Predstavme si modelový dokument so zálohou, celkovou cenou a zostávajúcim doplatkom. Systém správne prečíta všetky tri sumy, ale ako hlavnú vyberie zálohu. Nejde o zle rozpoznanú číslicu; ide o nesprávne pochopenie toho, čo údaj predstavuje.
Podobná chyba vznikne, keď aplikácia zamení IČO dodávateľa za IČO odberateľa. Obe čísla sú skutočne na faktúre a môžu byť prečítané bez chyby. Pre zaradenie dokumentu správnej firme je však ich vzťah rozhodujúci. Samotné porovnanie znakov s originálom by nemuselo problém odhaliť, ak sa nepýtate aj na význam poľa.
Rozloženie dokumentu preto nie je iba grafická úprava. Nadpisy, blízke popisky a vzťah jednotlivých častí pomáhajú určiť, ku komu alebo k čomu údaj patrí. Pri pochybnostiach otvorte pôvodné PDF a pozrite sa na kontext.
Kontrolujte to, čo ovplyvní ďalší krok
Pre hľadanie a odovzdanie dokladu je dôležité spoznať, či ide o relevantný dokument, komu patrí a kam má odísť. Človek nemusí pri každej faktúre znovu prepisovať všetky údaje, aby overil jej zaradenie. Potrebuje však rozumieť tomu, prečo systém zvolil konkrétnu firmu alebo prečo si nie je istý.
HeyRup používa rozpoznávanie na zber, triedenie a odovzdávanie. Výstupom prvej verzie nie je účtovný zápis ani podrobná analýza nakúpených položiek. Údaje vo faktúre sú prostriedkom na určenie správneho dokumentu a príjemcu, nie dôvodom sľubovať celé účtovníctvo.
Ak iný nástroj pripravuje dáta pre účtovný systém, jeho kontrolné potreby môžu byť širšie. Vždy posudzujte výsledok podľa úlohy, ktorú má plniť, nie podľa počtu vyplnených polí.
Neistota má viesť ku konkrétnej otázke
Užitočný stav na kontrolu vysvetľuje, čo chýba: neznámy odberateľ, dva možné projekty, zle čitateľný dokument alebo nejasný vzťah medzi verziami. Všeobecné percento istoty samo nemusí človeku povedať, čo má urobiť.
Po oprave rozlišujte jednorazové rozhodnutie a pravidlo pre ďalšie doklady. To, že jednu faktúru zaradíte do Alfy, ešte neznamená, že tam majú navždy chodiť všetky faktúry od rovnakého dodávateľa. Zovšeobecnenie má mať zrozumiteľný rozsah a potvrdenie.
A automatické rozpoznanie faktúry neoveruje dôveryhodnosť požiadavky na platbu. Podvodný dokument môže mať správnu štruktúru aj čitateľné údaje. Keď správa vyvoláva podozrenie, overte ju samostatne; zaradenie „faktúra“ nie je bezpečnostné potvrdenie.