OCR transformă o imagine în text; restul este o altă sarcină
Pe o factură scanată, detaliile fac inițial parte dintr-o imagine. OCR încearcă să producă text din ele. Calitatea depinde în parte de cât de lizibilă este sursa. O imagine rotită, neclară sau decupată poate cauza caractere lipsă sau confuze.
Chiar și o secvență de numere perfect citită nu vă spune dacă este o factură, o comandă sau un număr de client. Un document poate arăta atât furnizorul, cât și cumpărătorul și mai multe date. Atribuirea unui sens este o altă etapă de procesare. Dacă nu merge bine, tabelul poate arăta la fel de îngrijit ca o ieșire corectă.
La verificare, concentrați-vă pe datele care determină pasul următor. Dacă separați documentele între două firme, cumpărătorul corect este esențial. O greșeală în descrierea unei poziții poate conta mai puțin decât un identificator de firmă citit corect, dar pus în câmpul greșit.
Sursa pentru această secțiune: Google: convertiți PDF-uri și fotografii în text
O sumă corectă poate avea mai multe semnificații
Imaginați-vă un document de exemplu cu un avans, prețul total și suma rămasă de plătit. Sistemul citește corect toate cele trei sume, dar alege avansul ca sumă principală. Nu este o cifră citită greșit, ci o interpretare greșită a semnificației ei.
Aplicația poate confunda și identificatorul firmei furnizoare cu cel al cumpărătorului. Le citește corect pe amândouă, dar atribuie documentul firmei greșite. Comparați deci numărul, denumirea de lângă el și locul din original din care a fost preluat.
Aspectul documentului nu ține doar de grafică. Titlurile, denumirile apropiate și legătura dintre secțiuni arată cui sau cărui lucru îi aparține o informație. Dacă aveți îndoieli, deschideți PDF-ul original și vedeți contextul.
Verificați ce afectează următorul pas
Pentru a găsi și preda un document, trebuie să știți dacă este relevant, cărei firme îi aparține și unde trebuie trimis. Nu trebuie să rescrieți toate datele facturii pentru a verifica clasificarea. Trebuie însă să înțelegeți de ce a fost aleasă firma sau de ce documentul a rămas de verificat.
HeyRup folosește recunoașterea pentru colectare, sortare și predare. Prima versiune nu produce înregistrări contabile sau analize detaliate ale articolelor achiziționate. Detaliile facturii ajută la identificarea documentului și destinatarului potrivit; nu sunt un motiv pentru a promite o contabilitate completă.
Dacă un alt instrument pregătește date pentru un sistem contabil, poate necesita verificări mai ample. Evaluați întotdeauna rezultatul în raport cu sarcina pe care trebuie să o îndeplinească, nu cu numărul de câmpuri completate.
Incertitudinea ar trebui să conducă la o întrebare specifică
Marcajul „de verificat” trebuie să explice motivul: cumpărător necunoscut, două firme posibile sau document greu de citit. Abia atunci știți ce trebuie clarificat. Un simplu procent de încredere nu indică pasul următor.
După corectare, distingeți o decizie unică de o regulă pentru documente suplimentare. Atribuirea unei facturi către Alfa nu înseamnă că fiecare factură viitoare de la acel furnizor ar trebui să fie întotdeauna acolo. Generalizarea necesită un scop clar și o confirmare.
Recunoașterea automată a unei facturi nu confirmă că solicitarea de plată este de încredere. Un document fraudulos poate avea o structură corectă și date lizibile. Verificați separat mesajele suspecte: clasificarea „factură” nu este o confirmare de securitate.