OCR zamienia obraz na tekst; reszta to kolejne zadanie
Na zeskanowanej fakturze szczegóły stanowią początkowo część obrazu. OCR próbuje wygenerować z nich tekst. Jakość zależy częściowo od tego, jak czytelne jest źródło. Obrócony, zamazany lub przycięty obraz może spowodować brak lub pomylenie znaków.
Nawet doskonale odczytany ciąg numerów nie powie Ci, czy jest to faktura, zamówienie, czy numer klienta. Dokument może zawierać zarówno dostawcę, jak i nabywcę oraz kilka dat. Nadawanie znaczenia to kolejny etap przetwarzania. Jeśli coś pójdzie nie tak, tabela może wyglądać równie schludnie, jak prawidłowy wynik.
Przy sprawdzaniu skup się na danych, od których zależy następny krok. Jeśli przypisujesz dokument do jednej z dwóch firm, najważniejszy jest właściwy nabywca. Literówka w opisie pozycji może mieć mniejsze znaczenie niż poprawnie odczytany identyfikator firmy umieszczony w niewłaściwym polu.
Źródło tej sekcji: Google: Konwertuj pliki PDF i zdjęcia na tekst
Jedna prawidłowa kwota może oznaczać kilka rzeczy
Wyobraź sobie przykładowy dokument z zaliczką, ceną całkowitą i kwotą pozostałą do zapłaty. System odczytuje poprawnie wszystkie trzy kwoty, ale jako główną wybiera zaliczkę. Problem nie polega na błędnej cyfrze, tylko na niewłaściwym rozumieniu jej znaczenia.
Aplikacja może też pomylić identyfikator firmy dostawcy z identyfikatorem nabywcy. Odczyta oba poprawnie, ale przypisze dokument do niewłaściwej firmy. Porównuj więc nie tylko numer, lecz także jego opis i miejsce, z którego został odczytany.
Układ dokumentu to zatem coś więcej niż projekt graficzny. Nagłówki, pobliskie etykiety i relacje między sekcjami pomagają ustalić, kogo lub czego dotyczy dana wartość. W razie wątpliwości otwórz oryginał PDF i sprawdź kontekst.
Sprawdź, co wpływa na kolejny krok
Przy wyszukiwaniu i przekazywaniu dokumentu trzeba wiedzieć, czy jest potrzebny, do której firmy należy i gdzie ma trafić. Nie musisz ponownie przepisywać wszystkich danych faktury, żeby sprawdzić jej przypisanie. Musisz jednak rozumieć, dlaczego system wybrał konkretną firmę lub pozostawił dokument do sprawdzenia.
HeyRup wykorzystuje rozpoznawanie przy odbiorze, sortowaniu i przekazywaniu. Pierwsza wersja nie prowadzi do zapisów księgowych ani szczegółowej analizy zakupionych towarów. Szczegóły faktury pomagają zidentyfikować właściwy dokument i odbiorcę; nie są powodem do obiecywania pełnej księgowości.
Jeżeli inne narzędzie przygotowuje dane dla systemu księgowego, jego potrzeby w zakresie przeglądu mogą być szersze. Zawsze oceniaj wynik na podstawie zamierzonego zadania, a nie liczby wypełnionych pól.
Niepewność powinna prowadzić do konkretnego pytania
Oznaczenie „do sprawdzenia” powinno wyjaśniać przyczynę: nieznany nabywca, dwie możliwe firmy albo słabo czytelny dokument. Dopiero wtedy wiesz, co wyjaśnić. Sam procent pewności nie wskazuje następnego kroku.
Gdy przypiszesz fakturę do Alfy, zdecyduj, czy poprawiasz tylko ten dokument, czy tworzysz regułę na przyszłość. Zanim ją potwierdzisz, sprawdź, do jakich innych dokumentów będzie stosowana. Ten sam dostawca może fakturować także inną z Twoich firm.
Automatyczne rozpoznanie faktury nie potwierdza wiarygodności żądania zapłaty. Fałszywy dokument może mieć poprawną strukturę i czytelne dane. Sprawdź podejrzaną wiadomość osobno: klasyfikacja „faktura” nie jest potwierdzeniem bezpieczeństwa.