OCR převede obraz na text, zbytek je další úkol
Na skenované faktuře jsou údaje původně součástí obrazu. OCR se snaží získat jejich textovou podobu. Kvalita výsledku závisí mimo jiné na čitelnosti předlohy. Špatně natočený, rozmazaný nebo oříznutý snímek může znamenat chybějící či zaměněné znaky.
Ani dokonale přečtená řada čísel ale sama neříká, zda jde o číslo faktury, objednávky nebo zákazníka. Stejně tak se na jednom dokumentu může objevit dodavatel i odběratel a několik různých dat. Přiřazení významu je další část zpracování. Když se splete, výsledná tabulka může vypadat úplně stejně upraveně jako správný výstup.
Při kontrole se zaměřte na údaje, podle kterých s fakturou dál pracujete. Pokud ji třídíte mezi dvě firmy, zkontrolujte hlavně odběratele. Překlep v popisu položky může být pro tento krok méně důležitý než správně přečtené IČO ve špatném poli.
Zdroj k této části: Google: Převod PDF a fotografií na text
Jedna správná částka může mít několik významů
Představme si modelový dokument se zálohou, celkovou cenou a zbývajícím doplatkem. Systém správně přečte všechny tři částky, ale jako hlavní vybere zálohu. Nejde o špatně rozpoznanou číslici; jde o nesprávné pochopení toho, co údaj představuje.
Podobně může aplikace zaměnit IČO dodavatele za IČO odběratele. Obě čísla přečte správně, ale doklad přiřadí špatné firmě. Porovnávejte proto nejen číslo, ale i popisek a místo, odkud ho systém převzal.
Rozložení dokumentu proto není jen grafická úprava. Nadpisy, blízké popisky a vztah jednotlivých částí pomáhají určit, ke komu nebo k čemu údaj patří. Při pochybnosti otevřete původní PDF a podívejte se na kontext.
Kontrolujte to, co ovlivní další krok
Pro hledání a předání dokladu je důležité poznat, zda jde o relevantní dokument, komu patří a kam má odejít. Člověk nemusí u každé faktury znovu přepisovat veškeré údaje, aby ověřil její zařazení. Potřebuje ale rozumět tomu, proč systém zvolil konkrétní firmu nebo proč si není jistý.
HeyRup tyto údaje používá k nalezení a roztřídění dokladů a přípravě pro účetní. Nevytváří účetní zápisy ani podrobný rozbor nakoupených položek. Při kontrole vás proto zajímá hlavně správný doklad a firma, ke které patří.
Pokud jiný nástroj připravuje data pro účetní systém, mohou být jeho kontrolní potřeby širší. Vždy posuzujte výsledek podle úkolu, který má plnit, ne podle počtu vyplněných polí.
Nejistota má vést ke konkrétní otázce
U označení „ke kontrole“ potřebujete vědět proč: chybí odběratel, připadají v úvahu dva projekty, nebo je dokument špatně čitelný? Teprve s touto informací můžete problém vyřešit. Samotné procento jistoty vám postup neporadí.
Když fakturu zařadíte do Alfy, rozhodněte, jestli jde o jednorázovou opravu, nebo pravidlo pro příště. Než pravidlo potvrdíte, zkontrolujte, na které další doklady se použije. Stejný dodavatel může fakturovat i jiné vaší firmě.
A automatické rozpoznání faktury neověřuje důvěryhodnost požadavku na platbu. Podvodný dokument může mít správnou strukturu i čitelné údaje. Když zpráva vyvolává podezření, ověřte ji samostatně; zařazení „faktura“ není bezpečnostní potvrzení.