OCR muuttaa kuvan tekstiksi; loput on toinen tehtävä
Skannatussa laskussa tiedot ovat aluksi osa kuvaa. OCR pyrkii muuttamaan ne tekstiksi. Tuloksen laatu riippuu osittain alkuperäisen kuvan luettavuudesta. Vino, sumea tai rajattu kuva voi johtaa puuttuviin tai väärin tunnistettuihin merkkeihin.
Edes täydellisesti luettava numerosarja ei kerro, onko kyseessä lasku, tilaus vai asiakasnumero. Asiakirjassa voi olla sekä toimittaja että ostaja ja useita päivämääriä. Merkityksen antaminen on toinen käsittelyvaihe. Jos se menee pieleen, taulukko voi näyttää yhtä siistiltä kuin oikea tulos.
Tarkista tiedot, joista seuraava vaihe riippuu. Jos lajittelet tositteita kahden yrityksen välillä, oikea ostaja on erityisen tärkeä. Kirjoitusvirhe rivin kuvauksessa voi olla pienempi ongelma kuin oikein luettu yritystunnus väärässä kentässä.
Tämän osion lähde: Google: Muunna PDF-tiedostot ja valokuvat tekstiksi
Yhdellä oikein luetulla summalla voi olla monta merkitystä
Kuvittele esimerkkitosite, jossa on ennakkomaksu, kokonaishinta ja vielä maksettava summa. Järjestelmä lukee kaikki kolme summaa oikein mutta valitsee ennakkomaksun pääsummaksi. Kyse ei ole väärin luetusta numerosta vaan summan merkityksen väärästä tulkinnasta.
Sovellus voi myös sekoittaa toimittajan yritystunnuksen ostajan tunnukseen. Molemmat luetaan oikein, mutta tosite liitetään väärään yritykseen. Vertaa siis numeron lisäksi sen vieressä olevaa nimikettä ja kohtaa, josta tieto poimittiin alkuperäisestä.
Asiakirjan asettelu ei ole vain ulkoasua. Otsikot, viereiset nimikkeet ja osien yhteys osoittavat, ketä tai mitä tieto koskee. Jos olet epävarma, avaa alkuperäinen PDF ja tarkista asiayhteys.
Tarkista, mikä vaikuttaa seuraavaan vaiheeseen
Tositetta etsiessäsi ja toimittaessasi sinun on tiedettävä, onko se tarpeellinen, mille yritykselle se kuuluu ja mihin se lähetetään. Kaikkia laskun tietoja ei tarvitse kirjoittaa uudelleen lajittelun tarkistamiseksi. Sinun on kuitenkin ymmärrettävä, miksi yritys valittiin tai miksi tosite odottaa tarkistusta.
HeyRup käyttää tunnistusta keräämiseen, lajitteluun ja luovutukseen. Ensimmäinen versio ei tuota kirjanpitokirjauksia tai yksityiskohtaista analyysiä ostetuista kohteista. Laskun tiedot auttavat tunnistamaan oikean asiakirjan ja vastaanottajan; ne eivät ole syy lupaamaan täydellistä kirjanpitoa.
Jos jokin muu työkalu valmistelee tietoja kirjanpitojärjestelmää varten, sen tarkistustarpeet voivat olla laajempia. Arvioi tulos aina sen tarkoitetun tehtävän mukaan, ei täytettyjen kenttien lukumäärän perusteella.
Epävarmuuden pitäisi johtaa tiettyyn kysymykseen
Merkinnän ”tarkistettava” on kerrottava syy: tuntematon ostaja, kaksi mahdollista yritystä tai vaikeasti luettava tosite. Vasta silloin tiedät, mitä selvittää. Pelkkä varmuusprosentti ei kerro seuraavaa vaihetta.
Erottele korjauksen jälkeen kertaluonteinen päätös muita asiakirjoja koskevasta säännöstä. Yhden laskun osoittaminen Alfalle ei tarkoita, että jokaisen tulevan laskun kyseiseltä toimittajalta pitäisi aina mennä sinne. Yleistäminen vaatii selkeän laajuuden ja vahvistuksen.
Automaattinen laskun tunnistus ei varmista, onko maksupyyntö luotettava. Vilpillisellä asiakirjalla voi olla oikea rakenne ja luettavissa olevat tiedot. Tarkista epäilyttävät viestit erikseen; "lasku"-luokitus ei ole turvallisuushyväksyntä.