Aloita siitä, missä työ pysähtyy. Löytynyt PDF syötetään jatkotyötä varten; kirjanpitokäsittely käsittelee toisen osan samasta prosessista.
Mitä työtä kukin työkalu tekee
Dokumentaation mukaan Digitoo vastaanottaa asiakirjoja verkon, sähköpostin, API:n ja mobiilisovelluksen kautta. Se kuvaa OCR-tunnistusta, tietojen poimintaa ja kohdistamista, hyväksyntää sekä kirjanpitointegraatioita. Palvelu kattaa siis useita toimitettujen asiakirjojen käsittelyvaiheita.
Kun saat pääsyn ja tarvittavat toiminnot ovat käytössä: HeyRup käy sähköpostin läpi valitulta ajanjaksolta, tunnistaa ja lajittelee laskut sekä mahdollistaa alkuperäisten PDF-tiedostojen lataamisen. Se lähettää valitut asiakirjat kirjanpitäjälle esikatselun vahvistamisen jälkeen. Käyttäjä ratkaisee poikkeustilanteet. HeyRup ei tee kirjanpitomerkintöjä eikä tarjoa suoraa Digitoo-integraatiota.
Tämän osion lähde: Digitoo: Mikä on Digitoo.ai?
Käytännön eroja valittaessa
HeyRup-sarake kuvaa suunniteltua laajuutta pääsyn ja toimintojen käyttöönoton jälkeen. Toinen sarake perustuu toimittajan julkiseen dokumentaatioon; kyse ei ole tarkkuuden tai nopeuden mittauksesta.
| Tarve | HeyRup | Digitoo dokumentaationsa mukaan |
|---|---|---|
| Etsi asiakirjoja | PDF-liitteet yhdistetyssä sähköpostilaatikossa, valittu historiajakso ja toistuvat haut. | Asiakirjojen vastaanotto useiden kanavien kautta. |
| Työskentele tietojen kanssa | Laskun tunnistaminen, kohdistaminen oikealle yritykselle ja epäselvien tapausten ratkaiseminen. | Tietojen poiminta ja kohdistaminen kirjanpitotietoihin. |
| Yhdistä kirjanpitoon | Lataa alkuperäiset PDF-tiedostot tai lähetä ne tarkistuksen jälkeen kirjanpitäjälle. Ei kirjanpitomerkintöjä. | Asiakirjojen hyväksyntä ja integraatiot kirjanpitojärjestelmiin. |
Tämän osion lähde: Digitoo: Mikä on Digitoo.ai?
Esimerkki: kirjanpitäjällä on järjestelmä, mutta yrityksen omistajalta puuttuu PDF
Yrityksen omistaja etsii asiakirjoja useilta toimittajilta kuukausittain. Heidän kirjanpitäjällään on jo vakiintunut käsittelymenetelmä. Ensimmäinen kysymys ei siis ole kirjanpitäjän järjestelmän korvaaminen, vaan puuttuvien tositteiden hankkiminen oikeassa muodossa.
Pääsyn ja toimintojen käyttöönoton jälkeen HeyRupin on tarkoitus kerätä ja lajitella sähköpostin PDF-tiedostot ja toimittaa valitut tiedostot tarkistuksen jälkeen. Vain toimittajaportaaleissa olevat asiakirjat on yhä hankittava erikseen. Jos kaikki tiedostot ovat jo koossa ja suurin työ on tietojen siirto kirjanpitoon, arvioi tietojen poimintaa ja kyseistä integraatiota.
Voidaanko molempia työkaluja käyttää rinnakkain?
Asiakirjojen keräämistä ja toimittamista voi seurata kirjanpitokäsittely. Se ei tarkoita valmista teknistä integraatiota kahden palvelun välillä. Tarkista kirjanpitäjän vastaanottotapa ja kyseisen järjestelmän tarvitsema muoto.
Suunniteltu PDF:n toimitus sähköpostitse ei vahvista tuontitukea jokaiseen kirjanpitojärjestelmään. Sovi nyt, tarvitseeko kirjanpitäjä alkuperäisen tiedoston, rakenteisia tietoja vai molemmat. Todellinen toimitustarkistus edellyttää valtuutettua pääsyä ja käytössä olevia toimintoja; vertailu ei väitä tällaisen testin tapahtuneen.
Mitä tulee tarkistaa ennen päätöksen tekemistä
Valmistele valinta ilman kummankaan palvelun tiliä: kirjaa oman laskun lähde, kirjanpitäjän tarvitsema tulos ja käsin tehtävä vaihe, johon työ pysähtyy. Esimerkki: PDF puuttuu sähköpostista mutta löytyy toimittajan portaalista. Hanki ensin tiedosto, älä poimi tietoja puuttuvasta tiedostosta. Jätä epäselvä liite päätettäväksi. Kun saat valtuutetun pääsyn, voit myöhemmin tarkistaa palvelun erikseen sallitulla aineistolla.
- Mistä asiakirjat todella tulevat, ja mitkä lähteet pysyvät manuaalisina?
- Miten epävarmoja tuloksia ja korjattuja versioita käsitellään?
- Tarvitsetko alkuperäisen PDF, strukturoidun tiedon vai molemmat?
- Mikä integraatio, suunnitelma ja volyymi sisältyvät erityiseen tarjoukseen?