Comece onde o trabalho fica bloqueado. Um PDF encontrado é o ponto de partida para as etapas seguintes; o processamento contabilístico resolve outra parte do mesmo processo.
Que trabalho cada ferramenta realiza
Segundo a documentação, o Digitoo recebe documentos pela web, por e-mail, API e aplicação móvel. Descreve OCR, extração e atribuição de dados, aprovações e integrações contabilísticas. Abrange, por isso, várias etapas do tratamento dos documentos recebidos.
Depois de obter acesso e de as funções estarem disponíveis: O HeyRup percorre o e-mail do período escolhido, reconhece e classifica faturas e permite descarregar os PDF originais. Envia os documentos selecionados ao contabilista após confirmar a pré-visualização. Resolve as exceções com o utilizador. Não cria lançamentos contabilísticos nem oferece integração nativa com a Digitoo.
Fonte desta secção: Digitoo: O que é o Digitoo.ai?
Diferenças práticas na escolha
A coluna HeyRup descreve o âmbito previsto depois de obter acesso e de as funções estarem disponíveis. A outra segue a documentação pública do fornecedor; não é uma medição de precisão ou velocidade.
| Necessidade | HeyRup | Digitoo de acordo com a sua documentação |
|---|---|---|
| Encontre documentos | Anexos PDF na caixa ligada, histórico escolhido e pesquisas periódicas. | Receção de documentos por vários canais. |
| Trabalhar com dados | Reconhecimento, atribuição à empresa certa e decisões sobre incertezas. | Extração e atribuição de dados. |
| Ligue-se à contabilidade | Descarregamento dos PDF originais ou envio ao contabilista após revisão. Sem lançamentos contabilísticos. | Aprovação e integrações de sistemas de contabilidade. |
Fonte desta secção: Digitoo: O que é o Digitoo.ai?
Exemplo: o contabilista tem um sistema, mas o empresário não tem PDF
O proprietário de uma empresa pesquisa documentos de vários fornecedores todos os meses. O seu contabilista já possui um método de processamento estabelecido. A primeira questão não é, portanto, como substituir o sistema do contabilista, mas como obter os documentos em falta no formato correcto.
Com acesso e funções disponíveis, o HeyRup está previsto para recolher e classificar PDF do e-mail e entregar os selecionados após verificação. Os documentos existentes apenas nos portais dos fornecedores continuam a exigir recolha separada. Se já tem todos os ficheiros e o maior trabalho é passar os dados à contabilidade, avalie a extração e a integração específica.
Ambas as ferramentas podem ser utilizadas lado a lado?
A recolha e a entrega podem alimentar o processamento contabilístico. Isto não significa automaticamente uma integração técnica completa entre dois serviços. Verifique como o seu contabilista recebe documentos e se o seu sistema de destino específico pode ser utilizado.
A entrega prevista de PDF por e-mail não confirma a importação em qualquer programa contabilístico. Combine agora se o contabilista precisa do ficheiro original, de dados estruturados ou de ambos. Uma verificação real exige acesso autorizado e funções ativas; esta comparação não afirma que esse teste tenha sido realizado.
O que verificar antes de decidir
Prepare a escolha sem conta nos dois serviços: para uma fatura sua, anote a fonte, o resultado necessário ao contabilista e a etapa manual que bloqueia o trabalho. Exemplo: o PDF não está no e-mail, mas existe no portal do fornecedor. Primeiro é preciso obtê-lo, não extrair dados de um ficheiro ausente. Deixe o anexo incerto por decidir. Com acesso autorizado, poderá depois verificar o serviço separadamente numa amostra permitida.
- De onde vêm realmente os documentos e que fontes permanecem manuais?
- Como são tratados os resultados incertos e as versões corrigidas?
- Precisa do original PDF, dos dados estruturados ou de ambos?
- Que integração, plano e volume estão incluídos na oferta específica?