Partez de l’endroit où le travail bloque. Un PDF trouvé est une entrée pour la suite ; le traitement comptable couvre une autre partie du même processus.
Le travail pris en charge par chaque outil
Selon sa documentation, Digitoo reçoit les documents par le web, l’e-mail, l’API et l’application mobile. Il propose OCR, travail sur les données reconnues, approbations et intégrations comptables. Il couvre donc un traitement plus large des documents fournis.
Après ouverture de votre accès et activation des fonctions : HeyRup parcourt vos e-mails sur la période choisie, reconnaît et classe les factures et permet de télécharger les PDF originaux. Les documents sélectionnés sont envoyés au comptable après confirmation de l’aperçu. Il traite les exceptions avec l’utilisateur. Il ne crée pas d’écritures comptables et n’offre pas d’intégration native avec Digitoo.
Source de cette section : Digitoo : Qu’est-ce que Digitoo.ai ?
Différences pratiques pour choisir
La colonne HeyRup décrit le périmètre prévu après ouverture de l’accès et activation des fonctions. L’autre reprend la documentation publique du fournisseur ; ce n’est pas une mesure de précision ou de vitesse.
| Besoin | HeyRup | Digitoo selon sa documentation |
|---|---|---|
| Trouver les documents | PDF joints dans la boîte mail connectée, historique choisi et recherches régulières. | Réception de documents par plusieurs voies d’entrée. |
| Travailler sur les données | Reconnaissance, attribution à la bonne société et décisions sur les incertitudes. | Extraction et affectation des données. |
| Relier à la comptabilité | Téléchargement des PDF originaux ou envoi au comptable après vérification. Aucune écriture comptable. | Approbation et intégrations aux logiciels comptables. |
Source de cette section : Digitoo : Qu’est-ce que Digitoo.ai ?
Exemple : le comptable a un système, mais l’entrepreneur n’a pas le PDF
Un entrepreneur cherche chaque mois les documents de plusieurs fournisseurs. Son comptable a déjà sa méthode de traitement. La première question n’est donc pas de remplacer son système, mais d’obtenir les documents manquants au bon format.
Après ouverture de votre accès et activation des fonctions : Pour les PDF reçus par e-mail, HeyRup peut assurer la collecte et le classement ; envoyez les documents sélectionnés après avoir vérifié l’aperçu. Les pièces uniquement sur les portails fournisseurs restent une source distincte. Si vous avez déjà tous les documents et que la saisie des données comptables prend le plus de temps, vérifiez surtout l’extraction et les intégrations réelles.
Peut-on utiliser les deux outils ensemble ?
Collecte et transmission peuvent alimenter le traitement comptable. Cela ne signifie pas automatiquement une intégration technique complète entre deux services. Vérifiez comment le comptable reçoit les pièces et si son système cible précis peut être utilisé.
La transmission prévue de PDF par e-mail ne prouve pas leur import dans tous les logiciels comptables. Convenez dès maintenant du besoin : fichier original, données structurées ou les deux. Une vérification réelle de transmission nécessite un accès autorisé et les fonctions activées ; ce comparatif ne prétend pas qu’un tel test a eu lieu.
Que vérifier avant de décider
Préparez le choix sans compte dans aucun service : notez pour une facture réelle sa source, le résultat attendu par le comptable et l’étape manuelle qui bloque. Exemple : le PDF manque dans les e-mails, mais existe sur le portail fournisseur. Il faut d’abord l’obtenir, pas extraire des données d’un fichier absent. Laissez une pièce incertaine en attente de décision. Avec un accès autorisé, vous pourrez ensuite vérifier séparément le service sur un échantillon permis.
- D’où viennent réellement les documents et quelles sources restent manuelles ?
- Comment sont traités les résultats incertains et versions corrigées ?
- Faut-il le PDF original, des données structurées ou les deux ?
- Quelle intégration, quel forfait et quel volume sont inclus dans l’offre précise ?