Begynn der arbeidet stopper opp. En PDF som er funnet, gir grunnlag for videre arbeid. Regnskapsføringen løser en annen del av samme prosess.
Hvilket arbeid hvert verktøy håndterer
Ifølge dokumentasjonen mottar Digitoo bilag via nett, e-post, API og mobilapp. Tjenesten tilbyr OCR, arbeid med gjenkjente data, godkjenning og integrasjoner med regnskapssystemer. Den dekker dermed flere trinn i behandlingen av innsendte bilag.
Når du har tilgang og funksjonene er aktivert: HeyRup søker i en valgt periode i e-posten, gjenkjenner og klassifiserer fakturaer og lar deg laste ned originale PDF-er. Etter kontroll kan du sende valgte dokumenter direkte fra HeyRup til regnskapsføreren. Det løser unntak med brukeren. Den oppretter ikke regnskapsoppføringer eller tilbyr en innebygd Digitoo-integrasjon.
Kilde for denne delen: Digitoo: Hva er Digitoo.ai?
Praktiske forskjeller når du skal velge
HeyRup-kolonnen beskriver planlagt omfang når tilgang og funksjoner er aktivert. Den andre følger leverandørens offentlige dokumentasjon; dette er ingen måling av nøyaktighet eller hastighet.
| Behov | HeyRup | Digitoo ifølge dokumentasjonen |
|---|---|---|
| Finn dokumenter | PDF-vedlegg i den tilkoblede e-postkontoen, valgt historikk og regelmessige søk. | Mottak av bilag gjennom flere kanaler. |
| Arbeid med data | Gjenkjenning av fakturaen, tilordning til riktig selskap og avgjørelse i uklare tilfeller. | Trekke ut opplysninger og knytte dem til riktige regnskapsdata. |
| Koble til regnskap | Last ned originale PDF-er eller send dem til regnskapsføreren etter kontroll. Ingen regnskapsføringer. | Godkjenning og integrasjon av regnskapssystem. |
Kilde for denne delen: Digitoo: Hva er Digitoo.ai?
Eksempel: regnskapsføreren har et system, men bedriftseieren mangler PDF
En bedriftseier søker etter dokumenter fra flere leverandører hver måned. Regnskapsføreren deres har allerede en etablert behandlingsmetode. Det første spørsmålet er derfor ikke hvordan man erstatter regnskapsførerens system, men hvordan man får tak i de manglende dokumentene i riktig format.
Med tilgang og aktiverte funksjoner er HeyRup ment å samle og sortere PDF-er fra e-post og levere valgte filer etter kontroll. Bilag som bare finnes i leverandørportaler, må fortsatt hentes separat. Hvis alle filer allerede finnes og mesteparten av arbeidet går med til å overføre opplysninger til regnskapet, vurderer du datauttrekket og den konkrete integrasjonen.
Kan begge verktøyene brukes ved siden av hverandre?
Innsamling og levering av bilag kan følges av regnskapsføring. Det betyr ikke at to tjenester har en ferdig teknisk integrasjon. Avklar hvordan regnskapsføreren mottar bilag, og hvilket format det aktuelle systemet trenger.
Planlagt PDF-levering på e-post viser ikke at alle regnskapssystemer kan importere filene. Avklar nå om regnskapsføreren trenger originalfilen, strukturerte data eller begge deler. En faktisk leveringskontroll krever autorisert tilgang og aktiverte funksjoner; sammenligningen påstår ikke at en slik test er utført.
Hva du skal verifisere før du bestemmer deg
Forbered valget uten konto i noen av tjenestene: noter kilde, ønsket resultat for regnskapsføreren og det manuelle trinnet som stopper arbeidet for en egen faktura. Eksempel: PDF-en mangler i e-post, men finnes i leverandørportalen. Skaff først filen; ikke trekk ut data fra en fil som mangler. La et uklart vedlegg stå til avgjørelse. Med autorisert tilgang kan tjenesten senere kontrolleres separat med et tillatt utvalg.
- Hvor kommer egentlig dokumenter fra, og hvilke kilder forblir manuelle?
- Hvordan håndteres usikre resultater og korrigerte versjoner?
- Trenger du den originale PDF, strukturerte data eller begge deler?
- Hvilken integrasjon, plan og volum inngår i det konkrete tilbudet?