Začněte místem, kde se práce zadrhává. Nalezené PDF je vstup pro další práci; účetní zpracování řeší jinou část stejného procesu.
Jakou práci řeší každý nástroj
Digitoo podle své dokumentace přijímá doklady přes web, e-mail, API a mobilní aplikaci. Nabízí OCR, práci s rozpoznanými údaji, schvalování a integrace na účetní systémy. Jde tedy o širší zpracování dodaných podkladů.
Po získání přístupu a zpřístupnění funkcí: HeyRup prochází zvolené období v e-mailu, rozpoznává a zařazuje faktury a umožňuje stažení původních PDF. Vybrané doklady odešle účetní po potvrzení náhledu. Výjimky řeší s uživatelem. Nevytváří účetní zápisy a nenabízí nativní integraci s Digitoo.
Zdroj k této části: Digitoo: Co je Digitoo.ai?
Praktické rozdíly pro výběr
Ve sloupci HeyRup jde o plánovaný rozsah po získání přístupu a zpřístupnění funkcí. Druhý sloupec vychází z veřejné dokumentace dodavatele; nejde o měření přesnosti ani rychlosti.
| Potřeba | HeyRup | Digitoo podle dokumentace |
|---|---|---|
| Najít podklady | PDF přílohy v připojené e-mailové schránce, zvolená historie a pravidelné hledání. | Příjem dokladů více vstupními cestami. |
| Pracovat s údaji | Rozpoznání, přiřazení správné firmě a rozhodnutí u nejasností. | Vytěžování údajů a jejich přiřazování. |
| Navázat na účetnictví | Stažení původních PDF nebo odeslání účetní po kontrole. Bez účetních zápisů. | Schvalování a integrace na účetní systémy. |
Zdroj k této části: Digitoo: Co je Digitoo.ai?
Modelový příklad: účetní má systém, podnikatel nemá PDF
Podnikatel každý měsíc hledá doklady od několika dodavatelů. Účetní už má zavedený způsob jejich zpracování. První otázka tedy není, čím její systém nahradit, ale jak získat chybějící podklady ve správném formátu.
Po získání přístupu a zpřístupnění funkcí: Pro PDF v e-mailu může HeyRup převzít sběr a třídění; vybrané doklady odešlete po kontrole náhledu. Doklady pouze v portálech dodavatelů zůstávají samostatným zdrojem. Jestli už všechny dokumenty máte a nejvíc práce zabírá převod údajů do účetního systému, ověřujte především vytěžování a skutečné napojení.
Lze oba nástroje používat vedle sebe?
Sběr a předání může navazovat na účetní zpracování. Neznamená to automaticky hotovou technickou integraci dvou služeb. Ověřte, jakým způsobem vaše účetní přijímá dokumenty a zda lze její konkrétní cílový systém použít.
Plánované e-mailové předání PDF samo nepotvrzuje import do libovolného účetního systému. Už nyní si s účetní určete, zda potřebuje původní soubor, strukturovaná data, nebo obojí. Ověření skutečného předání má smysl teprve s oprávněným přístupem a povolenými funkcemi; toto srovnání netvrdí, že takový test proběhl.
Co si ověřit před rozhodnutím
Přípravu zvládnete bez účtu v obou službách: u jedné vlastní faktury si napište zdroj, požadovaný výstup pro účetní a ruční krok, kde se práce zastavuje. Model: PDF chybí v e-mailu, ale je v portálu dodavatele — dalším krokem je jeho získání, nikoli vytěžování neexistujícího souboru. Nejasnou přílohu ponechte k rozhodnutí. Až budete mít oprávněný přístup, lze zvlášť ověřit práci služby na dovoleném vzorku.
- Odkud dokumenty opravdu přicházejí a které zdroje zůstanou ruční?
- Jak se řeší nejasný výsledek a opravená verze?
- Potřebujete původní PDF, strukturovaná data, nebo obojí?
- Které napojení, tarif a objem jsou součástí konkrétní nabídky?