Pokud doklady leží v e-mailu a chybí jejich přehled, řešte sběr. Pokud čekají na schválení různých lidí a účetní přenos, ověřujte celý firemní postup.
Kde začíná a končí jejich role
Wflow na svém webu uvádí příjem dokladů přes mobil nebo e-mail, vytěžování pomocí AI, schvalování, účetní integrace a archivaci. Pro výběr jsou podstatné právě návaznosti mezi lidmi a systémy.
Po získání přístupu a zpřístupnění funkcí: HeyRup propojí e-mail, pravidla jednotlivých firem a e-mailové příjemce. Známé doklady zpracuje podle nastavení a nejasné předloží vlastníkovi k rozhodnutí. Nemá schvalovací oběh mezi více lidmi, účetní integrace ani dlouhodobý archiv.
Zdroj k této části: Wflow: oficiální popis příjmu a zpracování dokladů
Porovnání podle úkolu
Ve sloupci HeyRup jde o plánovaný rozsah po získání přístupu a zpřístupnění funkcí. Druhý sloupec vychází z veřejné dokumentace dodavatele; nejde o měření přesnosti ani rychlosti. Rozsah konkrétní nabídky a kompatibilitu se svým účetním systémem si ověřte u dodavatele. Přítomnost funkce na webu sama nepotvrzuje vhodnost pro váš proces.
| Úkol | HeyRup | Wflow podle webu |
|---|---|---|
| Získání podkladů | Hledání PDF v e-mailu ve zvoleném období. | Příjem dokladů z mobilu nebo e-mailu. |
| Kontrola | Zařazení podle potvrzených pravidel a řešení výjimek vlastníkem. | Vytěžování a schvalování dokladů. |
| Další postup | Po získání přístupu a zpřístupnění funkcí: Stažení původních PDF nebo odeslání účetní po kontrole. Pracovní kopie na tři měsíce. | Návaznost na účetní systém a archivace. |
Zdroj k této části: Wflow: oficiální popis příjmu a zpracování dokladů
Modelový příklad: doklad je nalezený, ale čeká na potvrzení nákupu
Malá firma dostává faktury za nákupy různých kolegů. Soubor už má, ale účetní neví, kdo nákup objednal a kam patří. Další vyhledávač příloh takové čekání sám neodstraní. Potřeba je jasný odpovědný člověk a postup pro schválení a doplnění souvislostí.
V takové situaci má smysl ověřovat nástroj pro oběh dokladů. Naopak u jednotlivce, který své nákupy zná a jen opakovaně dohledává PDF v e-mailu, může být první užitečnou změnou lepší sběr. U obou scénářů kontrolujte také doklady dostupné pouze v portálu dodavatele.
Co znamená kontrola v HeyRupu
Po získání přístupu a zpřístupnění funkcí: Kontrola v HeyRupu se týká rozpoznání a správného přiřazení dokumentu. Není to víceúrovňové schvalování oprávněnosti nákupu. Znalost firmy a pravidla není náhradou účetního posouzení.
Po získání přístupu a zpřístupnění funkcí: U předání sledujte rozdíl mezi uloženým nastavením, potvrzenou zásilkou a skutečným známým výsledkem. Účetní dostává PDF e-mailem; přijetí zprávy samo o sobě nedokazuje zaúčtování.
Vyzkoušejte jeden celý příběh dokladu
Bez účtu si nakreslete cestu jedné vlastní faktury: odkud přijde, kdo potvrdí nákup, kdo doplní účel a kam jde účetní. Model: soubor už máte, ale chybí jméno objednávajícího — první úkol je doplnit odpovědnou osobu, ne znovu hledat PDF. Zapište ruční kroky, čekání a opravy. Ověření služby po přihlášení je samostatný pozdější krok s oprávněným přístupem.
Srovnání připravuje provozovatel HeyRupu. Popis Wflow vychází z oficiálního webu přečteného 8. října 2026; nejde o přihlášený test ani měření přesnosti či rychlosti. Konkrétní tarif a kompatibilitu ověřte u dodavatele.
- Kdo dohledá chybějící doklad a kdo doplní účel nákupu?
- Kdo může dokument vidět a kdo rozhoduje o dalším postupu?
- Co se stane při odmítnutí, opravě nebo duplicitě?
- Jak ověříte, že cílový systém převzal správná data i přílohu?