Se os documentos estão dispersos no e-mail, organize a sua recolha. Se esperam pelas decisões de várias pessoas antes da contabilidade, examine todo o circuito da empresa.
Onde começam e terminam os seus papéis
O site do Wflow lista a receção por telemóvel ou e-mail, extração de IA, aprovações, integrações contabilísticas e arquivo. As ligações entre pessoas e sistemas são particularmente importantes na escolha.
Depois de obter acesso e de as funções estarem disponíveis: HeyRup liga o e-mail, as regras de cada empresa e dos destinatários de e-mail. Processa os documentos conhecidos de acordo com as definições e apresenta os que não são claros ao proprietário para decisão. Não tem um fluxo de trabalho de aprovação entre várias pessoas, integrações contabilísticas ou arquivo a longo prazo.
Fonte desta secção: Wflow: descrição oficial da receção e do tratamento de documentos
Comparação por tarefa
A coluna HeyRup descreve o âmbito previsto depois de obter acesso e de as funções estarem disponíveis. A outra segue a documentação pública do fornecedor; não é uma medição de precisão ou velocidade. Verifique o âmbito da oferta específica e a compatibilidade do seu sistema de contabilidade com o fornecedor. Um recurso que aparece num site não confirma, por si só, a adequação ao seu processo.
| Tarefa | HeyRup | Wflow de acordo com o seu site |
|---|---|---|
| Obtenção de documentos | Pesquisa de PDF no e-mail durante o período escolhido. | Receção de documentos por telemóvel ou e-mail. |
| Verificação do documento | Classificação utilizando regras confirmadas e tratamento de exceções pelo proprietário. | Extração de dados e aprovação dos documentos. |
| Próximas etapas | Depois de obter acesso e de as funções estarem disponíveis: Descarregamento dos PDF originais ou envio ao contabilista após revisão. Cópias de trabalho durante três meses. | Ligação a um sistema de contabilidade e arquivo. |
Fonte desta secção: Wflow: descrição oficial da receção e do tratamento de documentos
Exemplo: o documento é encontrado mas aguarda confirmação de compra
Uma pequena empresa recebe faturas de compras de diferentes colegas. Já tem o ficheiro, mas o contabilista não sabe quem encomendou a compra nem onde pertence. Outro localizador de anexos não eliminará esta espera. O que é necessário é uma pessoa claramente responsável e um processo para aprovação e contexto adicional.
Nesta situação, faz sentido testar uma ferramenta de fluxo de trabalho de documentos. Para um indivíduo que conhece as suas compras e continua a procurar PDFs no e-mail, uma melhor recolha pode ser a primeira mudança útil. Em ambos os cenários, verifique também os documentos apenas disponíveis nos portais dos fornecedores.
O que significa revisão no HeyRup
Depois de obter acesso e de as funções estarem disponíveis: A revisão no HeyRup diz respeito ao reconhecimento e à correta atribuição do documento. Não se trata de uma aprovação multinível sobre se uma compra se justifica. Conhecer a empresa e as regras não substitui o juízo contabilístico.
Depois de obter acesso e de as funções estarem disponíveis: Distinga as definições guardadas, o envio confirmado e o resultado efetivamente conhecido. O contabilista recebe os PDF por e-mail; receber a mensagem não prova que estejam contabilizados.
Experimente uma viagem documental completa
Sem conta, desenhe o percurso de uma fatura sua: origem, quem confirma a compra, quem acrescenta a finalidade e como chega ao contabilista. Exemplo: já tem o ficheiro, mas falta o nome de quem encomendou. Primeiro identifique o responsável, em vez de procurar novamente o PDF. Registe etapas manuais, esperas e correções. A verificação com sessão iniciada é uma etapa posterior separada com acesso autorizado.
A comparação é preparada pelo operador do HeyRup. A descrição do Wflow segue o site oficial lido em 8 de outubro de 2026; não é um teste com sessão iniciada nem uma medição de precisão ou velocidade. Confirme o plano e a compatibilidade com o fornecedor.
- Quem encontrará o documento em falta e quem acrescentará a finalidade da compra?
- Quem pode ver o documento e quem decide o passo seguinte?
- O que acontece a uma rejeição, correção ou duplicado?
- Como verificará se o sistema de destino recebeu os dados e anexos corretos?