Jos asiakirjat ovat hajallaan sähköpostissa, paranna niiden keräämistä. Jos ne odottavat usean henkilön päätöksiä ennen kirjanpitoa, tarkastele koko yrityksen prosessia.
Missä heidän roolinsa alkavat ja päättyvät
Wflown virallinen sivusto kuvaa asiakirjojen vastaanottoa puhelimella, sähköpostilla tai verkossa, tietojen poimintaa tekoälyllä, hyväksyntää, kirjanpitointegraatioita ja arkistointia. Valinnassa ovat tärkeitä siirtymät ihmisten ja järjestelmien välillä.
Kun saat pääsyn ja tarvittavat toiminnot ovat käytössä: HeyRup yhdistää sähköpostin, yrityskohtaiset säännöt ja vastaanottajat. Tunnetut asiakirjat käsitellään asetusten mukaan, ja epäselvät näytetään omistajalle päätettäväksi. Palvelussa ei ole usean henkilön hyväksyntäkiertoa, kirjanpitointegraatioita eikä pitkäaikaisarkistoa.
Tämän osion lähde: Wflow: virallinen kuvaus asiakirjojen vastaanotosta ja käsittelystä
Vertailu tehtävien mukaan
HeyRup-sarake kuvaa suunniteltua laajuutta pääsyn ja toimintojen käyttöönoton jälkeen. Toinen sarake perustuu toimittajan julkiseen dokumentaatioon; kyse ei ole tarkkuuden tai nopeuden mittauksesta. Tarkista tarjouksen laajuus ja yhteensopivuus kirjanpitojärjestelmäsi kanssa toimittajalta. Sivustolla näkyvä ominaisuus ei sinänsä vahvista soveltuvuutta prosessiisi.
| Tehtävä | HeyRup | Wflow verkkosivuillaan |
|---|---|---|
| Asiakirjojen hankkiminen | PDF-tiedostojen haku sähköpostista valitulta ajanjaksolta. | Asiakirjojen vastaanottaminen matkapuhelimella tai sähköpostilla. |
| Asiakirjan tarkistus | Luokittelu vahvistetuilla säännöillä ja omistajan poikkeuskäsittelyllä. | Tietojen poiminta ja asiakirjojen hyväksyntä. |
| Seuraavat vaiheet | Kun saat pääsyn ja tarvittavat toiminnot ovat käytössä: Lataa alkuperäiset PDF-tiedostot tai lähetä ne tarkistuksen jälkeen kirjanpitäjälle. Työkopiot kolmeksi kuukaudeksi. | Liittyminen kirjanpitojärjestelmään ja arkistointi. |
Tämän osion lähde: Wflow: virallinen kuvaus asiakirjojen vastaanotosta ja käsittelystä
Esimerkki: asiakirja löytyy, mutta se odottaa ostovahvistusta
Pieni yritys saa laskuja eri työtovereiden ostoista. Sillä on jo tiedosto, mutta kirjanpitäjä ei tiedä, kuka tilasi oston tai mihin se kuuluu. Toinen liitehaku ei poista tätä odotusta. Tarvitaan selkeästi vastuullinen henkilö ja hyväksyntäprosessi ja kontekstin lisääminen.
Tässä tilanteessa kannattaa arvioida asiakirjojen hyväksyntäkiertoon tarkoitettua työkalua. Jos yksinyrittäjä tuntee ostoksensa ja etsii vain toistuvasti PDF-tiedostoja sähköpostista, parempi keruu voi olla ensimmäinen hyödyllinen muutos. Tarkista kummassakin tapauksessa myös vain toimittajaportaalissa olevat asiakirjat.
Mitä arvostelu tarkoittaa HeyRup
Kun saat pääsyn ja tarvittavat toiminnot ovat käytössä: HeyRupin tarkistus koskee asiakirjan tunnistamista ja kohdistamista oikealle yritykselle. Se ei ole oston monitasoinen hyväksyntä eikä korvaa kirjanpitäjän harkintaa.
Kun saat pääsyn ja tarvittavat toiminnot ovat käytössä: Erota tallennetut asetukset, vahvistettu lähetys ja todellinen tiedossa oleva tulos. Kirjanpitäjä saa PDF-tiedostot sähköpostitse. Viestin vastaanotto ei osoita, että asiakirjat on kirjattu.
Kokeile yhtä täydellistä dokumenttimatkaa
Kuvaa oman laskun kulku ilman tiliä: lähde, oston vahvistaja, tarkoituksen lisääjä ja toimitus kirjanpitäjälle. Esimerkki: tiedosto on jo olemassa mutta tilaajan nimi puuttuu. Selvitä ensin vastuuhenkilö, älä etsi PDF:ää uudelleen. Kirjaa käsin tehtävät vaiheet, odotusajat ja korjaukset. Palvelun tarkistus kirjautuneena on erillinen myöhempi vaihe, joka edellyttää valtuutettua pääsyä.
Vertailun laatii HeyRupin ylläpitäjä. Wflow kuvataan 8. lokakuuta 2026 luetun virallisen sivuston perusteella; kyse ei ole kirjautuneena tehdystä testistä eikä tarkkuuden tai nopeuden mittauksesta. Varmista tilaus ja yhteensopivuus toimittajalta.
- Kuka löytää puuttuvan asiakirjan ja kuka lisää ostotarkoituksen?
- Kuka voi nähdä asiakirjan ja kuka päättää seuraavan vaiheen?
- Mitä tapahtuu hylkäämiselle, korjaukselle tai kaksoiskappaleelle?
- Miten varmistat, että kohdejärjestelmä on saanut oikeat tiedot ja liitteen?