Sovi muutamasta aidosti merkityksellisestä yksityiskohdasta
Ostoksesta on tiedettävä, kuka sen teki, mille yritykselle, mihin tarkoitukseen ja puuttuuko vielä jokin tosite. Sovi kirjanpitäjän kanssa tarvittavat tiedot. Kollegat voivat sitten lisätä sen, mikä ei näy laskulla, sen sijaan että kopioisivat jo näkyviä tietoja.
Lisenssistä voi riittää ”Alfan grafiikkaohjelman vuosilisenssi, tilasin sen itse; lasku liitteenä”. Matkan yhteydessä yhdistä lippu, hotellin tosite ja muut matkaan kuuluvat tositteet. Jos yrityksellä on jo osto- tai matkajärjestelmä, käytä sitä. Toinen samanlainen lomake voi vain lisätä työtä.
Myös oikeat ostajan tiedot ostohetkellä ovat tärkeitä. Jos kollega tilaa säännöllisesti omissa nimissään yrityksen sijaan, kuukausittaiset tarkastukset eivät korjaa sitä. Anna oikeat tiedot etukäteen ja helppo tapa kysyä epätavallisista ostoksista.
Työmatka ei ole aina yksi valmis paketti
Kuvitteellisessa esimerkissä kollega käy asiakkaan luona. Lippu on valmiina etukäteen, pysäköintikuitti kuvataan paikan päällä ja hotellilasku tulee seuraavana päivänä. Jos tositteet lähetetään eri keskusteluihin, niiden yhteys voi kadota. Käytä matkalle samaa nimeä ja kerro lyhyesti, mitä puuttuu.
Kollega voi lähettää lipun ja pysäköintikuitin heti ja kertoa toimittavansa hotellilaskun myöhemmin. Kun se tulee, hän käyttää samaa matkan nimeä. Tositteiden kokoaja tietää silloin, mitä vielä odotetaan ja mihin muihin tiedostoihin hotellin tosite liittyy.
Jos on useita yrityksiä, älä oleta, että kaikki yhden työtoverin ostot kuuluvat automaattisesti samaan kokonaisuuteen. Todellinen konteksti ja asiakirja ratkaisevat, ei vain viestin lähettäjä.
Viesti voi olla lyhyt ja täydellinen
Alla oleva malli ei ole pakollinen lomake. Se näyttää, kuinka paljon muutama lause voi kertoa. Jätä pois se, mikä ei koske ostosta, ja lisää tiedot, jotka vastaanottajan pitäisi muuten arvata.
Liitteiden tulee olla luettavia ja täydellisiä. Jos kollega otti useita kuvia yhdestä pitkästä asiakirjasta, hänen tulee sanoa niin. Samoin merkitse pelkkä tilausvahvistus, kun oikea lasku on vielä tulossa.
Valitse teksti, kopioi se sähköpostiin ja täytä tiedot hakasulkeisiin.
Yksi käytännöllinen paikka tositteille auttaa enemmän kuin uusi muistutus
Valitse tiimille yksi tavallinen tapa toimittaa tositteet: sähköposti, kansio tai nykyinen sovellus. Sen on oltava helppo käyttää, ja jonkun on huomattava uudet tositteet. Jos jokaista täytyy muistuttaa erikseen, menettely voi olla epäselvä.
Kokeile menettelyä tavallisessa työssä. Voiko kollega lähettää tositteen puhelimelta? Ymmärtääkö vastaanottaja, minkä yrityksen ostoksesta on kyse? Löytyykö myöhempi vastaus kysymykseen? Jos ei, korjaa heikoin vaihe uuden kanavan lisäämisen sijaan.
Kun tieto puuttuu, kysy suoraan: ”Mille yritykselle tämä hotellilasku kuuluu?”. Siihen on helpompi vastata kuin pyyntöön ”Lähetä oikein”. Jos kysymys toistuu, lisää tarvittava tieto tiimin yhteiseen käytäntöön.