Uuden osoitteen pitäisi ratkaista tietty ongelma
Jos työskentelet yksin ja useimmat laskut tulevat yhteen hyvin hoidettuun postilaatikkoon, kaikkien toimittajien yhteystietojen muuttaminen ei ehkä ole ensimmäinen tarpeellinen askel. Selvitä ensin, mistä tositteet puuttuvat. Jos ongelmana ovat kolme portaalia ja kaksi matkakuittia, uusi sähköpostiosoite ei hanki niitä itsestään.
Erillinen osoite auttaa, kun laskuja tulee useille ihmisille, vastuuhenkilö vaihtuu tai yksityis- ja työviestejä on vaikea erottaa. Toimittajalla on pysyvä yhteystieto myös työntekijän lähdön jälkeen. Jonkun pitää silti vastata postilaatikosta.
Päätä, tarvitsetko erillisen postilaatikon, nykyisen osoitteen aliaksen vai muun vastaanottotavan. Toimittajalle ero voi näkyä vain osoitteessa. Sinulle muuttuvat käyttöoikeudet, hallinta ja viestien toimitus. Valitse nykyiseen sähköpostijärjestelmääsi sopiva ratkaisu.
Kuka huomaa, että jotain ei ole saapunut?
Sovi, kuka hoitaa postilaatikon ja poikkeustilanteet. Hänen ei tarvitse lajitella jokaista PDF-tiedostoa käsin päivittäin. Hänen tulee kuitenkin tietää, mitä tehdä, jos viesti ei tule perille, kollega ostaa palvelun toisella tilillä tai käyttöoikeus katoaa.
Laskujen vastaanottaminen ja kirjaaminen kirjanpitoon ovat eri tehtäviä. Kirjanpitäjä voi saada valitut tositteet hoitamatta koko postilaatikkoa ja muita viestejä. Anna kollegoille pääsy sähköpostipalvelun käyttöoikeustoimintojen avulla. Yhteinen salasana ei ole hyvä tapa järjestää sijaisuutta.
Tarkista, mitä tapahtuu, jos olet viikon poissa. Löytääkö työkaveri viimeksi lähetetyt tositteet ja tiedon siitä, mitä vielä puuttuu? Jos kaikki yhteydet ovat vain muistissasi, uusi osoite ei ratkaissut ongelmaa.
Siirrä toimittajat yksi kerrallaan ja tarkista tulos
Aloita palveluista, jotka lähettävät laskuja säännöllisesti. Muuta nimenomaan laskujen toimitusosoite ja tarkista seuraavan laskun saapumispaikka. Sähköpostiasetus voi koskea kirjautumista, ilmoituksia tai markkinointia. Vasta oikean laskun saapuminen oikeaan osoitteeseen vahvistaa toimitustavan.
Jatka alkuperäisen sijainnin katsomista siirtymän aikana. Toimittaja voi käyttää vanhaa osoitetta olemassa olevaan tilaukseen tai tallentaa laskutuksen yhteystiedot erikseen. Edelleenlähetys tai muu sääntö voi auttaa, mutta sen on pysyttävä ymmärrettävänä, jotta sama asiakirja ei kierrä postilaatikoiden läpi toistuvasti.
Useiden yritysten kohdalla tarkista myös ostaja. Yksi laskutusosoite voi vastaanottaa asiakirjoja useista tahoista, mutta niiden ei pitäisi automaattisesti mennä yhdelle kirjanpitäjälle. Laskun sisältö vaatii vielä oikean luokituksen.
Kun vain ilmoitukset saapuvat postilaatikkoon
Esimerkissä siirsit online-palvelun yhteyshenkilön. Kuukausimaksuilmoitus tulee nyt, mutta ei PDF. Osoite on määritetty oikein; toimittaja yksinkertaisesti toimittaa asiakirjat vain portaalissaan.
Kirjaa, kuka lataa laskun portaalista ja milloin. Yksi rivi riittää, esimerkiksi: ”Palvelu A – lasku vain portaalissa – Anna lataa kuukausimaksun jälkeen ja tallentaa tiedoston tositteisiin.” Tarkista erikseen, voiko itse laskun lähetyksen sähköpostiin ottaa käyttöön. Jos ei voi, säilytä portaalikäytäntö. Maksuilmoitus ei korvaa puuttuvaa tiedostoa.
Tunnista, auttaako osoite todella
Tarkista ensimmäisen luovutuksen jälkeen, onko sinulla vähemmän hakupaikkoja ja selkeämpiä poikkeuksia. Jos olet vain luonut toisen postilaatikon kaikkien alkuperäisten rinnalle, viimeistele toimittajamuutokset tai yksinkertaista prosessia.
Oma sähköpostiosoite antaa laskuille pysyvän reitin. Se auttaa, kun tiedostoja ei tarvitse pyytää entiseltä työkaverilta, joku voi hoitaa postilaatikon poissa ollessasi ja kirjanpitäjä saa oikeat tositteet. Viestien määrä ei yksin kerro, toimiiko käytäntö.