Nová adresa má vyřešit konkrétní potíž
Pokud podnikáte sami a většina faktur chodí do jedné dobře spravované schránky, nemusí být stěhování všech dodavatelů první užitečný krok. Nejdřív si ujasněte, kde doklady skutečně chybějí. Třeba zjistíte, že potíž dělají tři portály a dvě účtenky z cest, které nová e-mailová adresa stejně nezíská.
Samostatný kontakt pomáhá hlavně tehdy, když faktury přicházejí několika lidem, střídá se jejich správce nebo se osobní a firemní komunikace těžko odděluje. Dodavatel pak má stabilní adresu, která nepřestane fungovat s odchodem konkrétního kolegy. Někdo ale stále musí odpovídat za její provoz.
Před založením adresy si vyberte, zda potřebujete novou schránku, alias ke stávající adrese, nebo jiný způsob příjmu. Dodavatel rozdíl nepozná, ale pro vás se bude lišit přihlašování, přístup kolegů i doručování zpráv.
Kdo si všimne, že něco nepřišlo?
Určete, kdo se o adresu stará a řeší potíže. Má vědět, co udělat při nedoručené faktuře, objednávce pod jiným účtem nebo ztrátě přístupu. Běžné třídění PDF přitom může dál obstarávat automatizace.
Příjem faktur a jejich účetní zpracování jsou dvě různé úlohy. Účetní může převzít vybrané podklady, aniž by musela spravovat celou schránku a řešit všechny další zprávy. Pokud mají přístup další lidé, používejte možnosti správy přístupů vašeho poskytovatele; sdílení jednoho hesla nebývá dobrým základem zastupitelnosti.
Zkuste si také běžnou nepřítomnost. Když jste týden mimo, pozná někdo jiný, kde leží poslední předání a které doklady ještě čekají? Jestli všechny souvislosti zůstaly ve vaší hlavě, nová adresa sama tento problém nevyřešila.
Převádějte dodavatele po jednom a ověřujte výsledek
Začněte službami, které posílají faktury pravidelně. U každé změňte kontaktní údaje a sledujte další skutečný doklad. Ne všechna nastavení nazvaná „e-mail“ slouží k fakturaci: může jít o přihlášení, oznámení nebo obchodní sdělení. Správnou změnu potvrzuje až odpovídající doručení.
Po přechodnou dobu sledujte i původní místo. Dodavatel může použít starou adresu u existující objednávky nebo mít fakturační kontakt uložený zvlášť. Přesměrování či další pravidlo může pomoci, ale musí být přehledné, aby stejný doklad nekroužil mezi schránkami několikrát.
U více firem ověřte zároveň odběratele. Jednotná fakturační adresa může přijímat dokumenty pro několik subjektů, ale neznamená to, že mají automaticky odejít jedné účetní. Obsah faktury stále potřebuje správné zařazení.
Když do schránky chodí jen oznámení
V modelovém příkladu jste převedli kontakt u online služby. Každý měsíc nyní dorazí zpráva, že byla stržena platba, ale PDF nikde. Nastavení adresy je správně; dodavatel jednoduše zpřístupňuje dokumenty pouze ve svém portálu.
Poznamenejte si tuto výjimku a zvolte, kdo doklad získá. Pokud lze zapnout posílání samotných faktur, ověřte tuto možnost zvlášť. Pokud ne, zahrňte službu do krátkého seznamu zdrojů mimo e-mail. Není potřeba měsíc co měsíc kontrolovat spam v naději, že se chybějící příloha někde objeví.
Poznejte, že adresa skutečně pomáhá
Po prvním předání se podívejte, jestli se zmenšil počet míst, která musíte procházet, a zda jsou výjimky srozumitelnější. Pokud se jen vytvořila další schránka vedle všech původních, dokončete změny u dodavatelů nebo postup zjednodušte.
Samostatný e-mail má dát fakturám stabilní cestu. Jeho přínos se projeví ve chvíli, kdy doklad nemusíte hledat u bývalého kolegy, správce se umí zastoupit a účetní dostává správné podklady. Samotný počet zpráv v nové schránce není měřítkem pořádku.