En ny adresse skal løse et specifikt problem

Hvis du arbejder alene, og de fleste fakturaer når én veladministreret indbakke, er det måske ikke det første nyttige skridt at flytte hver leverandør. Find først ud, hvor dokumenter faktisk forsvinder. Du opdager måske tre portaler og to rejsekvitteringer, der forårsager problemerne - ting, som en ny e-mailadresse alligevel ikke kan få.

En særskilt adresse hjælper, når fakturaer kommer til flere personer, ansvaret skifter, eller privat og forretningsmæssig kommunikation er svær at adskille. Leverandøren får en fast kontakt, også når en kollega stopper. Nogen skal stadig have ansvar for indbakken.

Afklar, om du har brug for en særskilt postkasse, et alias til den eksisterende eller en anden modtageløsning. For leverandøren kan forskellen blot være adressen. For dig ændres adgang, administration og levering. Vælg ud fra det mailsystem, du bruger.

Hvem bemærker, at noget ikke er ankommet?

Aftal hvem der styrer kontakten og håndterer usædvanlige situationer. Det betyder ikke, at man sorterer hver PDF manuelt hver dag. De bør vide, hvad de skal gøre, hvis en leverandør rapporterer en leveringsfejl, en kollega bestiller via en anden konto, eller hvis nogen skal have adgang gendannet.

At modtage fakturaer og bogføre dem er forskellige opgaver. Bogholderen kan få udvalgte bilag uden at administrere hele indbakken og de øvrige beskeder. Giv kolleger adgang gennem mailudbyderens funktioner. En fælles adgangskode er ikke et godt grundlag for, at andre kan overtage under dit fravær.

Tjek, hvad der sker, hvis du er væk en uge. Kan en kollega finde den seneste aflevering og se, hvilke bilag der mangler? Hvis sammenhængene kun findes i dit hoved, har den nye adresse ikke løst problemet.

Flyt leverandører en ad gangen og tjek resultatet

Begynd med tjenester, der regelmæssigt sender fakturaer. Ret den egentlige fakturakontakt, og tjek, hvor den næste faktura ankommer. En indstilling kaldet »mail« kan gælde login, meddelelser eller markedsføring. Først når den rigtige faktura når den rigtige adresse, er leveringen bekræftet.

Hold øje med den oprindelige placering under en overgang. En leverandør kan bruge den gamle adresse til en eksisterende ordre eller opbevare faktureringskontakten separat. Videresendelse eller en anden regel kan hjælpe, men skal forblive forståelig, så det samme dokument ikke cirkler gennem indbakker gentagne gange.

For flere virksomheder, tjek også køberen. Én faktureringsadresse kan modtage dokumenter for flere enheder, men de bør ikke automatisk gå til én bogholder. Fakturaindhold skal stadig klassificeres korrekt.

Når kun notifikationer når indbakken

I eksemplet flyttede du en onlinetjenestes kontaktperson. Der kommer nu en månedlig debiteringsmeddelelse, men ingen PDF. Adressen er konfigureret korrekt; leverandøren leverer blot dokumenter kun i sin portal.

Notér, hvem der henter fakturaen i portalen, og hvornår. Én linje er nok, for eksempel: »Tjeneste A – faktura kun i portalen – Anna henter efter månedens betaling og lægger filen sammen med bilagene.« Tjek særskilt, om selve fakturaen kan sendes på mail. Hvis ikke, behold portalrutinen; betalingsmeddelelsen erstatter ikke den manglende fil.

Sådan ser du, om adressen faktisk hjælper

Efter den første overdragelse skal du tjekke, om du har færre steder at søge og klarere undtagelser. Hvis du blot har oprettet endnu en indbakke ved siden af alle de originale, skal du afslutte leverandørændringerne eller forenkle processen.

En særskilt mailadresse skal give fakturaerne en fast vej. Den hjælper, når du ikke skal lede hos en tidligere kollega, andre kan overtage indbakken, og bogholderen får de rigtige bilag. Antallet af beskeder viser ikke i sig selv, om der er styr på processen.