Aftal nogle få detaljer, der virkelig betyder noget
Ved et køb skal du vide, hvem der ordnede det, for hvilken virksomhed, hvad det skal bruges til, og om der stadig mangler et bilag. Aftal med bogholderen, hvilke oplysninger der er nødvendige. Kollegaerne kan så tilføje det, der ikke fremgår af fakturaen, i stedet for at skrive synlige oplysninger af.
Ved en licens kan det være nok at skrive »Årslicens til grafikprogrammet for Alfa, bestilt af mig; faktura vedhæftet«. Ved en rejse knytter du billetten, hotelbilaget og de øvrige bilag sammen. Brug virksomhedens eksisterende indkøbs- eller rejsesystem, hvis der er et. Et ekstra skema med de samme oplysninger kan blot give mere arbejde.
Giv kollegaen de rigtige køberoplysninger før købet. Hvis bestillinger ofte sker i eget navn i stedet for virksomhedens, løser en månedlig kontrol ikke problemet. Del oplysningerne på forhånd, og gør det enkelt at spørge ved usædvanlige køb.
En forretningsrejse er ikke altid én færdig pakke
I et tænkt eksempel besøger en kollega en kunde. Billetten er klar på forhånd, parkeringskvitteringen fotograferes på stedet, og hotelfakturaen kommer næste dag. Hvis bilagene sendes til forskellige chats, kan sammenhængen gå tabt. Brug samme navn på rejsen, og skriv kort, hvad der mangler.
Kollegaen kan sende billetten og parkeringskvitteringen med det samme og skrive, at hotelfakturaen kommer senere. Når den kommer, bruges samme navn på rejsen. Den, der gør bilagene klar, ved så, hvad der mangler, og hvilke andre filer hotelbilaget hører sammen med.
Med flere virksomheder skal du undgå at antage, at alle en kollegas køb automatisk tilhører den samme enhed. Den faktiske kontekst og dokumentet har betydning, ikke kun hvem der sendte beskeden.
En besked kan være kort og fuldstændig
Skabelonen nedenfor er ikke et obligatorisk skema. Den viser, hvor meget nogle få sætninger kan fortælle. Udelad det, der ikke gælder købet, og tilføj oplysninger, som modtageren ellers skulle gætte.
Vedhæftede filer skal være læsbare og fuldstændige. Hvis en kollega tog flere billeder af et langt dokument, skal de sige det. Mærk ligeledes blot en ordrebekræftelse, når den rigtige faktura stadig mangler.
Vælg teksten, kopier den til en e-mail og udfyld detaljerne i firkantede parenteser.
Et praktisk sted til bilagene hjælper mere end endnu en påmindelse
Vælg én almindelig måde, som teamet afleverer bilag på: e-mail, mappe eller en eksisterende app. Den skal være nem at bruge, og det skal være tydeligt, hvem der ser efter nye bilag. Hvis alle skal mindes om det personligt, kan rutinen være uklar.
Prøv rutinen i det normale arbejde. Kan kollegaen sende bilaget fra mobilen? Kan modtageren se, hvilken virksomhed købet gælder? Kan et senere svar på et spørgsmål findes igen? Hvis ikke, forbedr det svageste trin frem for at tilføje en ny kanal.
Spørg direkte, når en oplysning mangler: »Hvilken virksomhed gælder denne hotelfaktura?«. Det er nemmere at besvare end »Send det rigtigt«. Hvis spørgsmålet gentager sig, tilføj oplysningen til teamets fælles aftale.