Domluvte pár informací, které mají skutečný smysl

U nákupu potřebujete vědět, kdo ho zařizoval, pro kterou firmu, k čemu slouží a zda ještě čekáte na nějaký doklad. S účetní si domluvte, které informace potřebuje. Kolegové pak doplní souvislosti, které z faktury nevyčtete, místo opisování údajů, které už na ní jsou.

U běžné licence může stačit zpráva „roční licence grafického nástroje pro Alfu, objednávku jsem dělal já, faktura v příloze“. U cesty pomůže spojit jízdenku, hotel a další související doklady. Pokud firma používá vlastní systém nákupů nebo cest, navazujte na něj; druhý podobný formulář může vytvořit více práce než užitku.

Důležité je také správné zadání odběratele při nákupu. Když kolega pravidelně objednává na své jméno místo firmy, měsíční kontrola to sama neopraví. Dejte mu předem správné údaje a jednoduchou cestu, jak se zeptat u neobvyklého nákupu.

Pracovní cesta není vždy jeden hotový balíček

V modelovém příkladu jede kolega za klientem. Jízdenku má předem, parkování vyfotí na místě a faktura z hotelu přijde až další den. Pokud všechny doklady posílá jednotlivě do různých chatů, snadno se ztratí jejich vztah. Pomůže společné označení cesty a zpráva o tom, co ještě chybí.

Kolega může poslat jízdenku a parkování hned a připsat, že fakturu z hotelu doplní. Až dorazí, použije stejné označení cesty. Při přípravě podkladů pak víte, na co čekáte a ke kterým dokladům hotel patří.

Při více firmách se vyhněte předpokladu, že všechny nákupy jednoho kolegy automaticky patří stejnému subjektu. Rozhoduje skutečná souvislost a dokument, nikoli jen člověk, který zprávu odeslal.

Zpráva může být krátká a přitom úplná

Následující vzor není povinný formulář. Ukazuje, kolik souvislostí se dá předat několika větami. Vynechte to, co pro konkrétní nákup nepotřebujete, a doplňte údaj, který by příjemce jinak musel hádat.

Přílohy mají být čitelné a kompletní. Pokud kolega pořídil několik snímků jednoho dlouhého dokladu, měl by to říct. Stejně tak označte, když jde pouze o potvrzení objednávky a skutečná faktura teprve přijde.

Označte text, zkopírujte ho do e-mailu a doplňte údaje v hranatých závorkách.

Jedno použitelné místo pomůže víc než další urgence

Vyberte jeden běžný způsob, kam tým doklady předává. Může to být e-mail, složka nebo existující aplikace. Musí být snadno dostupný a musí být jasné, kdo si všimne nové položky. Pokud každý potřebuje osobní připomenutí, problém nemusí být v ochotě kolegů, ale v nejasném postupu.

Pravidlo vyzkoušejte v běžném provozu. Dokáže kolega předat nákup z mobilu? Pozná příjemce, komu patří? Dá se později dohledat odpověď na otázku? Když ne, upravte nejslabší krok místo přidávání dalšího kanálu.

Když něco chybí, zeptejte se přímo: „Ke které firmě je ten hotel?“ Kolega vám snáz odpoví než na obecné „pošli to správně“. Pokud se stejná otázka opakuje, přidejte potřebný údaj do společné domluvy.