Kom överens om några detaljer som verkligen betyder något
Vid ett inköp behöver du veta vem som gjorde det, för vilket företag, vad det ska användas till och om något underlag fortfarande saknas. Kom överens med redovisningskonsulten om vilka uppgifter som behövs. Kollegorna kan sedan lägga till sådant som inte framgår av fakturan i stället för att skriva av redan synliga uppgifter.
För en licens kan det räcka med ”Årslicens för grafikprogrammet åt Alfa, beställd av mig; faktura bifogad”. Vid en resa kopplar du ihop biljetten, hotellunderlaget och andra tillhörande underlag. Använd företagets befintliga inköps- eller resesystem om det finns ett. Ett liknande extra formulär kan bara ge mer arbete.
Rätta köparens uppgifter även vid köp. Om en kollega regelbundet beställer i sitt eget namn snarare än i företaget, löser inte månatliga kontroller det. Ange korrekta uppgifter i förväg och ett enkelt sätt att fråga om ovanliga köp.
En affärsresa är inte alltid ett färdigt paket
I ett tänkt exempel åker en kollega till en kund. Biljetten finns i förväg, parkeringskvittot fotograferas på plats och hotellfakturan kommer nästa dag. Om underlagen skickas till olika chattar kan kopplingen mellan dem gå förlorad. Använd samma namn på resan och en kort uppgift om det som saknas.
Kollegan kan skicka biljetten och parkeringskvittot direkt och skriva att hotellfakturan kommer senare. När den kommer används samma namn på resan. Den som förbereder underlagen vet då vad som återstår och vilka andra dokument hotellfakturan hör ihop med.
Med flera företag, undvik att anta att alla en kollegas inköp automatiskt tillhör samma enhet. Det faktiska sammanhanget och dokumentet spelar roll, inte bara vem som skickade meddelandet.
Ett meddelande kan vara kort och fullständigt
Mallen nedan är inget obligatoriskt formulär. Den visar hur mycket information några meningar kan ge. Utelämna det som inte gäller inköpet och lägg till sådant som mottagaren annars skulle behöva gissa.
Bilagor ska vara läsbara och fullständiga. Om en kollega tog flera bilder av ett långt dokument ska de säga det. Märk på samma sätt bara en orderbekräftelse när den riktiga fakturan fortfarande återstår.
Markera texten, kopiera den till ett mejl och fyll i uppgifterna inom hakparenteser.
En praktisk plats för underlagen hjälper mer än ännu en påminnelse
Välj ett vanligt sätt för teamet att lämna underlag: e-post, mapp eller befintlig app. Det ska vara lätt att använda och tydligt vem som uppmärksammar nya underlag. Om alla behöver en personlig påminnelse kan rutinen vara oklar.
Prova rutinen i det vanliga arbetet. Kan kollegan skicka underlaget från mobilen? Förstår mottagaren vilket företag inköpet gäller? Går det att hitta ett senare svar på en fråga? Om inte, förbättra det svagaste steget i stället för att lägga till en kanal.
Fråga direkt när något saknas: ”Vilket företag gäller den här hotellfakturan?”. Det är enklare att besvara än ”Skicka det rätt”. Om samma fråga återkommer, lägg till uppgiften i teamets gemensamma överenskommelse.