Concorda poche informazioni davvero utili
Per un acquisto devi sapere chi l’ha fatto, per quale azienda, a che cosa serve e se manca ancora un documento. Concorda con il commercialista le informazioni necessarie. I colleghi potranno così aggiungere il contesto che non si legge sulla fattura, senza ricopiare i dati già presenti.
Per una licenza può bastare «Licenza annuale del programma di grafica per Alfa, ordinata da me; fattura allegata». Per una trasferta, collega il biglietto, la fattura dell’hotel e gli altri documenti. Se l’azienda usa già un sistema per gli acquisti o le trasferte, segui quello: un secondo modulo simile rischia solo di aggiungere lavoro.
Anche i dettagli corretti dell'acquirente al momento dell'acquisto sono importanti. Se un collega ordina regolarmente a nome proprio anziché dell’azienda, i controlli mensili non risolveranno il problema. Fornisci in anticipo i dettagli corretti e un modo semplice per chiedere informazioni su acquisti insoliti.
Un viaggio d'affari non è sempre un pacchetto finito
In un esempio di trasferta, un collega va da un cliente. Ha già il biglietto, fotografa la ricevuta del parcheggio sul posto e riceve la fattura dell’hotel il giorno dopo. Se invia i documenti in chat diverse, è facile perderne il collegamento. Usa lo stesso nome della trasferta e una nota che indichi ciò che manca.
Il collega può inviare subito il biglietto e il parcheggio, specificando che aggiungerà la fattura dell’hotel. Quando arriva, la invia con lo stesso nome della trasferta. Chi prepara i documenti sa così che cosa aspettare e a quali altri file collegarlo.
Se lavorate per più aziende, non dare per scontato che tutti gli acquisti di un collega appartengano alla stessa. Conta la reale destinazione dell’acquisto e ciò che indica il documento, non solo il nome di chi ha inviato il messaggio.
Un messaggio può essere breve e completo
Il seguente modello non è obbligatorio. Mostra quanto contesto possono trasmettere alcune frasi. Ometti ciò che non è necessario per l'acquisto e aggiungi qualsiasi dettaglio che il destinatario altrimenti dovrebbe indovinare.
Gli allegati devono essere leggibili e completi. Se un collega ha scattato più foto di uno stesso documento lungo, chiedigli di segnalarlo. Indica anche quando il file è soltanto una conferma d’ordine e la fattura deve ancora arrivare.
Seleziona il testo, copialo in un'e-mail e inserisci i dettagli tra parentesi quadre.
Un posto comodo per i documenti vale più di un altro sollecito
Scegli un unico canale abituale in cui il team invia i documenti: email, cartella o applicazione già esistente. Deve essere facile da usare e deve essere chiaro chi controlla i nuovi arrivi. Se tutti hanno bisogno di un promemoria personale, potrebbe essere il procedimento a non essere chiaro.
Prova il procedimento durante il lavoro normale. Il collega riesce a inviare il documento dal telefono? Il destinatario capisce a quale azienda appartiene? Si riesce a ritrovare una risposta successiva? Se manca uno di questi passaggi, migliora quello invece di aggiungere un altro canale.
Quando manca un’informazione, chiedi direttamente: «Per quale azienda è la fattura dell’hotel?». È più facile rispondere che a «Invia tutto correttamente». Se la stessa domanda si ripete, aggiungi quell’informazione alla vostra semplice regola comune.