Conveniți câteva informații cu adevărat utile
Pentru o achiziție trebuie să știți cine a făcut-o, pentru ce firmă, în ce scop și dacă mai lipsește vreun document. Stabiliți cu contabilul informațiile necesare. Colegii pot adăuga apoi contextul care nu apare pe factură, fără să copieze datele deja vizibile.
Pentru o licență poate fi suficient „Licență anuală pentru programul grafic al firmei Alfa, comandată de mine; factura este atașată”. La o deplasare, legați biletul, documentul hotelului și celelalte documente aferente. Dacă firma are deja un sistem de achiziții sau deplasări, folosiți-l. Un al doilea formular similar poate doar să adauge muncă.
De asemenea, contează și detaliile corecte ale cumpărătorului la achiziție. Dacă un coleg comandă în mod regulat în nume propriu și nu al companiei, verificările lunare nu vor rezolva problema. Furnizați în prealabil detaliile corecte și o modalitate ușoară de a întreba despre achiziții neobișnuite.
O călătorie de afaceri nu este întotdeauna un pachet terminat
Într-un exemplu fictiv, un coleg merge la un client. Are biletul dinainte, fotografiază bonul de parcare la fața locului și primește factura hotelului a doua zi. Dacă trimite documentele în conversații diferite, se poate pierde legătura dintre ele. Folosiți aceeași denumire a deplasării și o notă scurtă despre ce lipsește.
Colegul poate trimite imediat biletul și bonul de parcare, precizând că va adăuga factura hotelului. Când o primește, folosește aceeași denumire a deplasării. Persoana care pregătește documentele știe astfel ce așteaptă și căror fișiere le aparține factura.
Cu mai multe companii, evitați să presupuneți că toate achizițiile unui coleg aparțin automat aceleiași entități. Contextul real și documentul contează, nu doar cine a trimis mesajul.
Un mesaj poate fi scurt și complet
Modelul următor nu este un formular obligatoriu. Arată câte informații pot încăpea în câteva propoziții. Omiteți ce nu se aplică achiziției și adăugați datele pe care destinatarul ar trebui altfel să le ghicească.
Atașamentele trebuie să fie lizibile și complete. Dacă un coleg a făcut mai multe fotografii unui document lung, ar trebui să spună așa. De asemenea, etichetați o simplă confirmare a comenzii atunci când factura reală încă urmează să vină.
Selectați textul, copiați-l într-un e-mail și completați detaliile între paranteze drepte.
Un loc practic pentru documente ajută mai mult decât încă un memento
Alegeți o singură metodă obișnuită prin care echipa predă documentele: e-mail, folder sau aplicația existentă. Trebuie să fie ușor de folosit și clar cine verifică documentele noi. Dacă fiecare persoană are nevoie de un memento separat, procedura poate fi neclară.
Încercați procedura în activitatea obișnuită. Poate colegul trimite documentul de pe telefon? Înțelege destinatarul cărei firme îi aparține achiziția? Se poate găsi ulterior răspunsul la o întrebare? Dacă nu, îmbunătățiți pasul cel mai slab în loc să adăugați alt canal.
Când lipsește o informație, întrebați direct: „Pentru ce firmă este factura aceasta de hotel?”. Este mai ușor de răspuns decât la „Trimiteți totul corect”. Dacă întrebarea se repetă, includeți informația necesară în acordul comun al echipei.