Bli enige om noen få detaljer som virkelig betyr noe
Ved et kjøp må du vite hvem som ordnet det, for hvilket selskap, hva det gjelder, og om det fortsatt mangler et bilag. Avtal med regnskapsføreren hvilke opplysninger som trengs. Kollegene kan da legge til det som ikke står på fakturaen, i stedet for å kopiere opplysninger som allerede er synlige.
For en lisens kan det holde med «Årslisens for grafikkprogrammet til Alfa, bestilt av meg; faktura vedlagt». Ved en reise knytter du sammen billetten, hotellbilaget og andre bilag som hører til. Bruk bedriftens eksisterende innkjøps- eller reisesystem dersom det finnes. Et ekstra skjema med samme opplysninger kan bare gi mer arbeid.
Gi kollegaen riktige kjøperopplysninger før kjøpet. Hvis bestillinger stadig gjøres i eget navn i stedet for selskapets, løser ikke en månedlig gjennomgang problemet. Del de riktige opplysningene på forhånd og gjør det enkelt å spørre ved uvanlige kjøp.
En forretningsreise er ikke alltid en ferdig pakke
I et tenkt eksempel reiser en kollega til en kunde. Billetten er klar på forhånd, parkeringskvitteringen fotograferes på stedet, og hotellfakturaen kommer dagen etter. Hvis bilagene sendes til ulike chatter, kan sammenhengen forsvinne. Bruk samme navn på reisen og en kort merknad om det som mangler.
Kollegaen kan sende billetten og parkeringskvitteringen med en gang og skrive at hotellfakturaen kommer senere. Når den kommer, brukes samme navn på reisen. Den som klargjør bilagene, vet da hva som gjenstår, og hvilke andre filer hotellet hører sammen med.
Med flere selskaper, unngå å anta at alle en kollegas kjøp automatisk tilhører samme enhet. Faktisk kontekst og dokumentet har betydning, ikke bare hvem som sendte meldingen.
En melding kan være kort og fullstendig
Malen nedenfor er ikke et obligatorisk skjema. Den viser hvor mye noen få setninger kan fortelle. Utelat det som ikke gjelder kjøpet, og legg til opplysninger mottakeren ellers måtte gjette.
Vedlegg skal være lesbare og fullstendige. Hvis en kollega tok flere bilder av ett langt dokument, skal de si fra. Merk på samme måte bare en ordrebekreftelse når den virkelige fakturaen fortsatt skal komme.
Velg teksten, kopier den inn i en e-post og fyll inn detaljene i hakeparenteser.
Et praktisk sted for bilagene hjelper mer enn enda en påminnelse
Velg én vanlig måte teamet leverer bilag på: e-post, mappe eller en eksisterende app. Den må være enkel å bruke, og det må være klart hvem som ser etter nye bilag. Hvis alle trenger en personlig påminnelse, kan rutinen være uklar.
Prøv rutinen i det vanlige arbeidet. Kan kollegaen sende bilaget fra mobilen? Forstår mottakeren hvilket selskap kjøpet gjelder? Kan et senere svar på et spørsmål finnes igjen? Hvis ikke, forbedre det svakeste trinnet fremfor å legge til en ny kanal.
Spør direkte når en opplysning mangler: «Hvilket selskap gjelder denne hotellfakturaen?». Det er enklere å svare på enn «Send det riktig». Hvis spørsmålet gjentar seg, ta opplysningen med i teamets felles avtale.