Se på, hvad leverandøren faktisk sendte
Beskeden viser ofte, hvor du skal lede videre. Bekræfter den en ordre, betaling, fornyelse eller ny faktura? Hvis den henviser til kundekontoens faktureringsdel, så kig dér. Søgning efter PDF-bilag i e-mail hjælper ikke, hvis leverandøren kun sendte en meddelelse.
Log helst ind på kundekontoen ad en kendt vej, især hvis beskeden kommer fra en usædvanlig adresse. Se efter fakturering, betalinger eller fakturaer. Navnene varierer, og nogle gange er afsnittet kun synligt for administratoren eller kontoejeren. En manglende knap betyder ikke, at bilaget mangler.
Kontrollér, at den hentede fil gælder det rette køb. Kortbetalingsbekræftelsen, bestillingen og fakturaen kan stå ved siden af hinanden i portalen. Giv bogholderen det efterspurgte dokument, eller beskriv de tilgængelige bilag, hvis du er i tvivl.
Tjek hvilken virksomhed der er valgt
I eksemplet driver du to organisationer i én onlinetjeneste. De deler et login, men hver har sin egen fakturering. I den første ser du den rigtige måned og et tilsvarende beløb, så dokumentet ser i første omgang korrekt ud. Men køberen er den anden virksomhed.
Kontrollér valgt konto, arbejdsområde eller profil inden download. Kontrollér derefter køberen i dokumentet. Det er særligt vigtigt, hvis tjenesten først blev brugt privat og senere af virksomheden. En ændret e-mailadresse opdaterer ikke automatisk alle faktureringsoplysninger.
En forkert faktura bliver ikke rettet ved at flytte den til en anden mappe. Aftal en rettelse med leverandøren, og fortæl bogholderen om problemet i det oprindelige dokument.
Et downloadet dokument er mere pålideligt end "Det er under linket"
Et link kan kræve dit login, altid føre til den nyeste periode eller senere holde op med at virke. Bogholderen kan derfor måske ikke åbne et link fra din kundekonto. Kontrollér den aftalte overdragelse, og send selve filen, hvis der skal bruges en PDF.
Ved tilbagevendende tjenester noterer du kontoen, downloadstedet, den autoriserede person og det normale tidspunkt for bilaget. Et par linjer med tjenestenavnet og linket til faktureringen er nok til at undgå at begynde forfra.
Hvis tjenesten selv kan sende PDF til en valgt adresse, kan du overveje at aktivere den. Men tjek den næste faktiske faktura først; bekræftelse på, at en adresse blev gemt, betyder ikke, at dokumentet virkelig vil ankomme der.
Hvornår skal man kontakte leverandøren
Hvis den rette konto viser betaling uden bilag, skriv eksempelvis: »For konto Studio søger jeg fakturaen for Cloud-abonnementet i september, betalt 30. september. Historikken viser kun betalingsbekræftelsen. Hvor får jeg det udstedte dokument for købet? Hvis I kun udsteder en kvittering, hvilken type? Kan næste dokument sendes som PDF til den aftalte adresse?« Brug de faktiske oplysninger, uden adgangskode eller fuldt kortnummer. Kontrollér den modtagne fil, og aftal en anden bilagstype med bogholderen.
Fortæl kort bogholderen, at fakturaen mangler, og at du stadig leder efter den. Send ikke en tilfældig eksport fra betalingsafsnittet som sikker erstatning, hvis du ikke ved, om den kan bruges.
Automatisk e-mail-søgning hjælper med dokumenter, der nåede indbakken. En leverandørportal er en anden kilde. Når du forstår denne forskel, skal du dele arbejdet fornuftigt: Saml tilgængelige PDF'er løbende og spor de få resterende tjenester ved hjælp af en specifik liste.