Notér, hvor bilaget findes
Begynd med de tjenester, hvis fakturaer du leder efter hver måned. Notér tjenestens navn, den rigtige virksomhed, den kontoansvarlige, betalingsrytmen og stedet, hvor bilaget hentes. Adgangskoder hører ikke hjemme i denne tabel.
Markér for hver tjeneste, om PDF-filen kommer via e-mail eller skal hentes i en portal. Den anden gruppe skal du gennemgå manuelt, når du klargør bilagene.
At notere den kontoansvarlige hjælper, når nogen skifter rolle eller forlader virksomheden. Virksomheden kan stadig betale for en tjeneste, hvis fakturaer bliver liggende på en tidligere kollegas konto. Ret adgang og kontaktoplysninger i stedet for hver måned at minde nogen om at hente PDF-filen.
Årlige abonnementer er nemme at miste overblikket over
Månedlige udgifter dukker regelmæssigt op. En årlig betaling kan derimod vende tilbage efter lang tid og overraske både dig og bogholderen. Notér den sædvanlige fornyelsesperiode og den, der beslutter, om tjenesten skal fortsætte.
Antag ikke, at fornyelsesdatoen er den nøjagtige dato for den næste faktura uden at kontrollere. Leverandørvilkår kan ændres, og en konto kan indeholde forskellige licenser eller tilføjelser. For en større eller usædvanlig betaling, se på den faktiske regning.
En lille oversigt kan også hjælpe dig med at beslutte, om du stadig har brug for en service. Men annuller det ikke, bare fordi ingen umiddelbart genkender dets navn. Bestem først dens formål og afhængigheder - for eksempel hvem der bruger kontoen, og hvilke filer der forbliver der.
En service, tre licenser og en afgående kollega
I eksempelteamet betales tre licenser til et værktøj, men en kollega er stoppet. Fakturaerne går stadig til kollegaens adresse, og vedkommende står fortsat som kontoejer. Den manglende PDF er kun det synlige problem: I skal overtage administrationen, kontrollere de brugte licenser og aftale den videre brug.
Tjek data og adgang, før du ændrer abonnementet eller annullerer kontoen. Du ønsker ikke at miste projektmaterialer, mens du løser et omkostningsproblem. Efter ændringen skal du kontrollere den næste rigtige faktura for at bekræfte, at kontaktperson, licensantal og kunde matcher det tilsigtede resultat.
Oversigten bør derfor være mere end en liste over beløb. Det skal forbinde betaling, service, administrator og dokument. Hvis et af disse links mangler, ved du, hvad du skal spørge om.
En lille tabel med nyttige oplysninger er nok
Eksemplet nedenfor bruger fiktive tjenester. Tilpas kolonnerne til dine behov: en tabel, der ikke opdateres, kan med tiden vildlede lige så meget som en rodet indbakke. Begynd med få tjenester, og tilføj dem, der giver ekstra søgning ved aflevering af bilagene.
| Service | Firma og administrator | Hvor kan man hente dokumentet | Frekvens |
|---|---|---|---|
| Webstedshosting | Alfa; ejer | PDF-filer i virksomhedens e-mail | Månedligt |
| Grafisk værktøj | Beta; teamansvarlig | Fakturering på kundekontoen | Årligt |
| Opbevaring i skyen | Alfa; kontoadministrator | E-mail-meddelelse, PDF i portalen | Månedligt |
Vend tilbage til oversigten, når noget rent faktisk ændrer sig
Du behøver ikke kontrollere hvert abonnement dagligt. Åbn listen, når den ansvarlige skifter, en betaling er usædvanlig, et bilag mangler, eller du skal beslutte en fornyelse. Ved månedlig aflevering bruger du især listen over portaler, hvor fakturaer skal hentes manuelt.
Brug af HeyRup kræver adgang til appen og aktivering af de relevante funktioner. Så kan den hjælpe med at samle PDF-filer fra indbakken, kontrollere dem og forberede aflevering af valgte bilag til bogholderen. Fakturaer, der kun ligger i portaler, skal hentes særskilt. Tjenestelisten giver fortsat oplysninger, som ikke findes i indbakken.
Målet er ikke at starte næste gang med "hvad betaler vi egentlig for?". Et par velholdte rækker kan være mere nyttige end et detaljeret register, som ingen ønsker at opdatere.