Abonamente: ce plătiți lunar și unde sunt facturile?

Înregistrați traseul către document

Începeți cu serviciile în care vă întrebați în fiecare lună unde să vă conectați sau cine primește factura. Pentru fiecare, un nume, compania corectă, administratorul de cont, frecvența obișnuită și locația documentului sunt suficiente. Nu înregistrați parolele într-o foaie de calcul obișnuită.

Diferența este practică: un document trimis în e-mail trebuie căutat în mesaje; unul disponibil doar în portal cere un pas separat. Fără această distincție, riscați să căutați repetat un mesaj care nu există.

Înregistrarea administratorului ajută când oamenii se schimbă. O companie poate continua să plătească pentru un serviciu a cărui facturare rămâne în contul unui fost coleg. Remedierea accesului și a detaliilor de contact valorează mai mult decât un alt memento că cineva trebuie să furnizeze PDF luna viitoare.

Abonamentele anuale se uită ușor

Serviciile lunare reapar regulat. O plată anuală poate fi uitată și poate surprinde atât firma, cât și contabilul. Notați perioada obișnuită de reînnoire și cine decide dacă serviciul continuă.

Nu presupuneți că data de reînnoire este data exactă a următoarei facturi fără a verifica. Termenii furnizorului se pot modifica, iar un cont poate conține diferite licențe sau suplimente. Pentru o plată mai mare sau neobișnuită, uitați-vă la factura reală.

O mică prezentare generală vă poate ajuta, de asemenea, să decideți dacă mai aveți nevoie de un serviciu. Dar nu-l anulați doar pentru că nimeni nu-i recunoaște imediat numele. Mai întâi stabiliți scopul și dependențele acestuia - de exemplu, cine folosește contul și ce fișiere rămân acolo.

Un serviciu, trei licențe și un coleg care pleacă

În echipa din exemplu sunt plătite trei licențe pentru un instrument, dar un coleg a plecat. Facturile ajung încă la adresa lui, iar contul rămâne în administrarea sa. PDF-ul lipsă este doar problema vizibilă: trebuie să preluați administrarea, să verificați licențele folosite și să stabiliți utilizarea în continuare.

Verificați datele și accesul înainte de a schimba planul sau de a anula contul. Nu doriți să pierdeți materialele proiectului în timp ce rezolvați o problemă de cost. După modificare, verificați următoarea factură reală pentru a verifica dacă persoana de contact, numărul de licențe și clientul se potrivesc cu rezultatul dorit.

Dacă aveți pentru un serviciu plata, administratorul și locul de unde obțineți facturile, aveți un punct de plecare. Completați informația lipsă când vă ocupați din nou de serviciu, ca să nu reluați căutarea.

Este suficient un tabel mic cu informații utile

Exemplul următor folosește servicii fictive. Adaptați coloanele la nevoile dumneavoastră: un tabel neactualizat poate induce în eroare în timp, la fel ca o căsuță de e-mail dezordonată. Începeți cu câteva servicii și adăugați-le pe cele ale căror facturi le căutați la predare.

Reveniți la prezentarea generală când ceva se schimbă cu adevărat

Nu trebuie să verificați toate abonamentele zilnic. Consultați lista când se schimbă administratorul, apare o plată neobișnuită, lipsește un document sau trebuie să decideți reînnoirea. La predarea lunară, folosiți mai ales lista portalurilor din care facturile se descarcă manual.

Utilizarea HeyRup necesită acces la aplicație și activarea funcțiilor respective. În aceste condiții, poate ajuta la colectarea PDF-urilor din căsuța de e-mail, verificarea lor și pregătirea predării documentelor selectate către contabil. Facturile disponibile doar în portaluri trebuie obținute separat. Lista serviciilor completează în continuare informațiile care nu apar în căsuță.

Scopul nu este să începem data viitoare cu „pentru ce plătim de fapt?”. Câteva rânduri bine întreținute pot fi mai utile decât un registru detaliat pe care nimeni nu vrea să-l actualizeze.