O plată nu trebuie să corespundă unui singur document
Un avans și plata ulterioară a restului pot privi aceeași lucrare. O singură plată poate acoperi și mai multe facturi. La un serviciu online, extrasul poate arăta numele intermediarului de plată, deși documentul este emis de altă firmă. O rambursare poate ține de o achiziție anterioară ale cărei documente le-ați predat deja.
De aceea, o căutare doar după sumă poate să nu reușească. Aceeași sumă poate apărea de mai multe ori. La un abonament lunar, este ușor să găsiți suma corectă, dar din perioada greșită.
Când pregătiți documentele, nu considerați achiziția clarificată doar pentru că aveți o captură a tranzacției bancare. Spuneți contabilului ce documente aveți și ce nu ați obținut. Conveniți cu el dacă pot fi folosite și cum procedați în contabilitate.
Utilizați plata ca punct de plecare
Luați din extrasul bancar data, destinatarul plății și alte informații care ajută la recunoașterea achiziției. Folosiți-le pentru a căuta în comenzi, contul de client sau e-mail. Pentru un serviciu recurent, o factură veche poate indica numele mesajelor și adresa de la care vin.
Alegeți inițial o perioadă de căutare mai largă. Este posibil ca factura să fi ajuns înainte de plată, iar unele servicii publică facturarea mai târziu. Numai data extrasului nu ar trebui să limiteze căutarea la o singură zi sau lună.
Dacă un coleg s-a ocupat de cumpărătură, întrebați-l concret. Poate avea confirmarea comenzii sau acces la un portal la care dumneavoastră nu aveți acces. Nu are rost să căutați repetat în propria căsuță un mesaj care ajungea întotdeauna la el.
Cu valută străină, nu forțați o potrivire exactă a sumei
În exemplu, plătiți pentru un serviciu în euro, dar contul în coroana cehă arată suma convertită. Căutarea prin e-mail pentru suma exactă a coroanei poate să nu găsească factura. În schimb, reveniți la numele serviciului, timpul de achiziție și contul de client.
Trimiteți cu factura informațiile care o leagă de plată, dacă le cere contabilul. Nu modificați documentul pentru a-l face să corespundă extrasului și nu înlocuiți cu o notă proprie tratarea diferenței de curs. La colectarea documentelor, sarcina este să furnizați originalele corecte și informații adevărate.
Acordați aceeași atenție rambursărilor parțiale sau unei plăți care acoperă mai multe documente. O scurtă notă despre relația lor poate salva investigații suplimentare, în timp ce perechea de numere singură nu va explica diferența.
Separați incertitudinile prin pasul următor
Dacă aveți o plată, dar nu aveți factură, căutați la furnizor sau solicitați o copie. Dacă aveți o factură, dar nu știți dacă a fost plătită, aceasta este o altă întrebare. Dacă detaliile sau sumele diferă, stabiliți contextul înainte de a trata automat o înregistrare ca fiind greșită.
Următoarea prezentare generală este un ajutor organizatoric, nu o decizie contabilă. Vă ajută să formulați o întrebare specifică și să o oferiți persoanei potrivite.
| Situație | Un următor pas util |
|---|---|
| Plata există, documentul lipsește | Găsiți comanda sau portalul și solicitați documentul furnizorului. |
| Documentul există, dar legătura cu plata este neclară | Oferiți factura și informațiile disponibile contabilului; nu prezentați o ipoteză ca plată verificată. |
| Detaliile diferă | Verificați avansul, plata restului, moneda, rambursarea sau versiunea corectată. |
Nici extrasul bancar, nici e-mailul nu reprezintă automat lista completă a cumpărăturilor
Unele documente ajung în altă parte, unele plăți se fac mai târziu și alte achiziții sunt plătite de altă persoană. Conveniți cu contabilul ce surse folosiți și cum marcați neclaritățile.
HeyRup poate reduce timpul de căutare a PDF-urilor din e-mail. Tot trebuie să verificați separat sursele rămase, precum portalurile furnizorilor sau bonurile pe hârtie. Spuneți contabilului ce documente trimiteți și ce mai căutați; colectarea automată nu înseamnă asocierea tuturor plăților bancare cu documentele.