Hai già pagato: perché il commercialista chiede ancora la fattura?

Non è necessario che un pagamento corrisponda a un documento

Un acconto e il saldo successivo possono riguardare lo stesso incarico. Un unico pagamento può anche coprire più fatture. Per un servizio online, sull’estratto conto può comparire il nome dell’intermediario di pagamento, mentre la fattura viene emessa da un’altra società. Un rimborso può riferirsi a un acquisto precedente i cui documenti hai già inviato.

Questo è il motivo per cui la sola ricerca basata sull’importo può bloccarsi. La stessa somma potrebbe anche non essere unica. Con un abbonamento mensile è facile trovare l’importo giusto nel periodo sbagliato.

Quando prepari i documenti, non considerare risolto un acquisto solo perché hai uno screenshot della transazione bancaria. Spiega al commercialista quali documenti hai e quali non sei riuscito a ottenere. Concorda con lui se sono utilizzabili e come procedere dal punto di vista contabile.

Utilizza il pagamento come punto di partenza

Prendi dall’estratto conto la data, il destinatario del pagamento e gli altri dati che ti aiutano a riconoscere l’acquisto. Usali per cercare negli ordini, nell’account cliente o nelle email. Per un servizio ricorrente, una vecchia fattura può indicarti come si chiamano i messaggi e da quale indirizzo arrivano.

Scegli inizialmente un periodo di ricerca più ampio. La fattura potrebbe essere arrivata prima del pagamento e alcuni servizi pubblicano la fatturazione successivamente. La sola data dell'estratto conto non dovrebbe limitare la ricerca a un solo giorno o mese.

Se un collega ha gestito l’acquisto, chiedigli informazioni precise. Potrebbe avere la conferma dell’ordine o l’accesso a un portale a cui tu non puoi entrare. Cercare ancora nella tua casella un messaggio che è sempre arrivato a lui non è utile.

Con la valuta estera, non forzare la corrispondenza dell'importo esatto

Nell'esempio paghi il servizio in euro, ma il conto in corone ceche mostra l'importo convertito. Cercando nell'e-mail l'importo esatto della corona potresti non trovare la fattura. Torna invece al nome del servizio, all'ora di acquisto e all'account cliente.

Se il commercialista ne ha bisogno, accompagna la fattura con le informazioni che la collegano al pagamento. Non modificare il documento per farlo coincidere con l’estratto conto e non sostituire con una tua nota il suo trattamento delle differenze di cambio. Quando raccogli i documenti, il tuo compito è fornire gli originali corretti e informazioni veritiere.

Applica la stessa attenzione ai rimborsi parziali o al pagamento unico che copre più documenti. Una breve nota sulla loro relazione può risparmiare ulteriori indagini, mentre la coppia di numeri da sola non spiegherà la differenza.

Distingui i dubbi in base al passo successivo

Se hai il pagamento ma manca la fattura, cercala presso il fornitore o chiedine una copia. Se hai la fattura ma non sai se è stata pagata, la domanda è diversa. Se dati o importi non coincidono, chiarisci il collegamento prima di considerare uno dei documenti automaticamente sbagliato.

La seguente panoramica è un aiuto organizzativo, non una decisione contabile. Ti aiuta a formulare una domanda specifica e a porla alla persona giusta.

Né un estratto conto né la posta elettronica costituiscono automaticamente l'elenco acquisti completo

Alcuni documenti arrivano altrove, alcuni pagamenti sono successivi e altri acquisti vengono pagati da un’altra persona. Concorda con il commercialista quali fonti usare per raccogliere i documenti e come indicare i dubbi.

HeyRup può evitarti la ricerca dei PDF nelle email. Devi però controllare a parte le altre fonti, come i portali dei fornitori e gli scontrini cartacei. Indica al commercialista cosa invii e cosa stai ancora cercando: la raccolta automatica non riconcilia tutte le operazioni bancarie.