Eine Zahlung muss nicht einem Dokument entsprechen
Anzahlung und spätere Restzahlung können zu einem Auftrag gehören. Eine Zahlung kann wiederum mehrere Rechnungen decken. Bei einem Onlinedienst kann der Kontoauszug einen Zahlungsdienstleister nennen, während eine andere Gesellschaft den Beleg ausstellt. Erstattungen können zu einem früheren Kauf gehören, dessen Dokumente Sie schon übergeben haben.
Deshalb kann die Suche allein nach Betrag stocken. Außerdem muss dieselbe Summe nicht eindeutig sein. Bei einem monatlichen Abonnement finden Sie leicht den passenden Betrag im falschen Zeitraum.
Schließen Sie einen Eintrag bei der Vorbereitung deshalb nicht allein mit einem Screenshot der Banktransaktion ab. Teilen Sie der Buchhaltung mit, welche Dokumente vorliegen und was Sie nicht beschaffen konnten. Klären Sie mit ihr die konkrete Verwendbarkeit und das weitere buchhalterische Vorgehen.
Die Zahlung als Ausgangspunkt der Suche nutzen
Entnehmen Sie dem Kontoauszug Datum, Empfängerkennung und weitere mögliche Spuren. Vergleichen Sie diese anschließend mit Bestellung, Kundenkonto oder E-Mail. Bei regelmäßigen Diensten hilft eine ältere Rechnung, die zeigt, unter welchem Namen und von welcher Adresse Belege kommen.
Wählen Sie den Suchzeitraum anfangs lieber weiter. Die Rechnung kann vor der Zahlung eingegangen sein, und manche Dienste stellen Abrechnungen später bereit. Das Datum im Kontoauszug sollte nicht allein bestimmen, dass Sie nur einen einzigen Tag oder Monat durchsuchen.
Hat ein Kollege den Kauf organisiert, fragen Sie konkret nach. Er hat vielleicht die Bestellbestätigung oder Zugang zu einem Portal, das Sie nicht erreichen können. Es ist nicht sinnvoll, wiederholt im eigenen Postfach nach einer Nachricht zu suchen, die immer bei ihm ankam.
Bei Fremdwährungen nicht zwanghaft denselben Betrag suchen
Im Beispiel bezahlen Sie einen Dienst in Euro, sehen im Kronenkonto aber den umgerechneten Betrag. Die Suche nach genau diesem Kronenbetrag in E-Mails findet die Rechnung möglicherweise nicht. Kehren Sie lieber zu Dienstname, Kaufzeitpunkt und Kundenkonto zurück.
Übergeben Sie zur Rechnung den Zahlungszusammenhang, wenn die Buchhaltung ihn benötigt. Ändern Sie die Dokumentangabe nicht passend zum Kontoauszug und ersetzen Sie die Behandlung einer Kursdifferenz nicht durch Ihre eigene Notiz. Ihre Aufgabe beim Sammeln sind richtige Originale und wahrheitsgemäße Informationen.
Gehen Sie bei Teilerstattungen oder einer Zahlung für mehrere Dokumente ebenso sorgfältig vor. Eine kurze Notiz über die Beziehung kann weitere Suche sparen, während das Zahlenpaar allein den Unterschied nicht erklärt.
Unklarheiten nach dem nächsten Schritt aufteilen
Haben Sie die Zahlung, aber keine Rechnung, suchen Sie beim Lieferanten oder bitten um eine Kopie. Haben Sie die Rechnung, wissen aber nicht, ob sie bezahlt wurde, ist das eine andere Frage. Unterscheiden sich Angaben oder Beträge, klären Sie zuerst den Zusammenhang, statt eine Unterlage automatisch für falsch zu halten.
Die folgende Übersicht ist eine Organisationshilfe, keine buchhalterische Entscheidung. Sie soll eine konkrete Frage an die richtige Person erleichtern.
| Situation | Brauchbarer nächster Schritt |
|---|---|
| Zahlung vorhanden, Dokument fehlt | Bestellung oder Portal finden und den Lieferanten um den Beleg bitten. |
| Dokument vorhanden, Zahlungszusammenhang unklar | Rechnung und verfügbare Informationen an die Buchhaltung geben; eine Vermutung nicht als bestätigte Zahlung darstellen. |
| Angaben unterscheiden sich | Anzahlung, Restzahlung, Währung, Erstattung oder korrigierte Version prüfen. |
Weder Kontoauszug noch E-Mails sind automatisch die vollständige Kaufliste
Einige Belege kommen anderswo an, manche Zahlungen erfolgen später und andere Käufe bezahlt jemand anderes. Vereinbaren Sie deshalb mit der Buchhaltung, welche Quellen Sie für die Unterlagen nutzen und wie Sie Unklarheiten kennzeichnen.
Automatisches Sammeln von E-Mail-PDFs kann einen Teil der Nachsuche beseitigen. Es bedeutet aber weder automatische Zuordnung aller Banktransaktionen noch die Gewissheit, Belege für sämtliche Unternehmensvorgänge zu haben. Eine gute Übergabe nennt klar den vorbereiteten Umfang und noch offene Erklärungen.