Eén betaling hoort niet altijd bij één document
Een voorschot en latere restbetaling kunnen bij één opdracht horen. Eén betaling kan meerdere facturen dekken. Bij een online dienst kan het bankafschrift de naam van de betalingsverwerker tonen terwijl een ander bedrijf de factuur uitgeeft. Terugbetaald geld kan horen bij een eerdere aankoop waarvan je de documenten al hebt doorgegeven.
Daarom kan alleen op bedrag zoeken vastlopen. Hetzelfde bedrag is bovendien niet altijd uniek. Bij een maandelijks abonnement vind je makkelijk het juiste bedrag in de verkeerde periode.
Beschouw een post bij het voorbereiden dus niet als afgerond alleen omdat je een schermafbeelding van de banktransactie hebt. Vertel je boekhouder welke documenten je hebt en wat je niet kon verkrijgen. Bespreek met diegene de bruikbaarheid van de stukken en de verdere boekhoudkundige aanpak.
Gebruik de betaling als startpunt voor het zoeken
Neem de datum, identificatie van de ontvanger en eventuele andere aanwijzingen uit het afschrift. Vergelijk die daarna met de bestelling, het klantaccount of de e-mail. Bij een terugkerende dienst helpt een oudere factuur om te zien onder welke naam en van welk adres documenten komen.
Kies aanvankelijk liever een ruimere periode. De factuur kan vóór de betaling zijn aangekomen en sommige diensten maken de afrekening later beschikbaar. De afschriftdatum mag niet op zichzelf bepalen dat je alleen één dag of maand doorzoekt.
Regelde een collega de aankoop, stel dan een concrete vraag. Die kan de bestelbevestiging of portaaltoegang hebben die jij mist. Het is niet efficiënt steeds je eigen mailbox te doorzoeken voor een bericht dat altijd naar de collega ging.
Zoek bij vreemde valuta niet geforceerd naar hetzelfde bedrag
In een voorbeeld betaal je een dienst in euro's, maar zie je op je rekening in Tsjechische kronen het omgerekende bedrag. Zoeken naar precies dat kroonbedrag in e-mail vindt de factuur misschien niet. Ga terug naar de dienstnaam, het aankoopmoment en het klantaccount.
Geef bij de factuur het verband met de betaling door als je boekhouder dat nodig heeft. Verander het documentbedrag niet zodat het met het afschrift overeenkomt en vervang de verwerking van koersverschillen niet door je eigen notitie. Bij het verzamelen is jouw taak de juiste originelen en waarheidsgetrouwe informatie te leveren.
Wees even zorgvuldig bij een gedeeltelijke terugbetaling of één betaling voor meerdere documenten. Een korte notitie over hun relatie kan zoekwerk besparen, terwijl alleen twee getallen het verschil niet verklaren.
Deel onduidelijkheden in naar de volgende stap
Heb je een betaling maar ontbreekt de factuur, zoek die bij de leverancier of vraag een kopie. Heb je een factuur maar weet je niet of die is betaald, dan is dat een andere vraag. Verschillen gegevens of bedragen, zoek dan eerst het verband in plaats van automatisch één stuk als onjuist te beschouwen.
Het volgende overzicht is een organisatorisch hulpmiddel, geen boekhoudkundige beslissing. Het helpt je een concrete vraag te formuleren en aan de juiste persoon te stellen.
| Situatie | Bruikbare volgende stap |
|---|---|
| Er is een betaling, maar het document ontbreekt | Zoek de bestelling of het portaal en vraag de leverancier om het document. |
| Er is een document, maar het verband met de betaling is onduidelijk | Geef de factuur en beschikbare informatie aan je boekhouder; presenteer een aanname niet als geverifieerde betaling. |
| Gegevens verschillen | Controleer voorschot, restbetaling, valuta, terugbetaling of gecorrigeerde versie. |
Een bankafschrift of e-mail is niet automatisch de volledige aankooplijst
Sommige documenten komen ergens anders binnen, sommige betalingen gebeuren later en andere aankopen worden door iemand anders betaald. Spreek daarom met je boekhouder af welke bronnen je gebruikt en hoe je onduidelijkheden aanduidt.
HeyRup kan het zoeken naar PDF’s in e-mail verminderen. Andere bronnen, zoals leveranciersportalen en papieren bonnetjes, moet je apart nalopen. Vertel je boekhouder wat je verstuurt en wat je nog zoekt. Automatisch verzamelen is niet hetzelfde als alle bankbetalingen afstemmen.