Ondernemen en documenten

Problemen met documenten

Los een ontbrekende factuur, onleesbare bijlage of onduidelijk document op.

Deelonderwerpen

5 · Artikelen

Bijlagen en toegang

PDF en ZIP openen, grote bijlagen en toegang tot facturen via een link.

5 · Artikelen

Documenten controleren

Herken duplicaten, OCR-fouten, verdachte facturen en onjuiste facturatiegegevens.

13 · Artikelen

14 oktober 20263 min leestijd

Een oranje octopus en een reiziger bekijken op een station een telefoon naast een lokaal documentpictogram en een symbool voor geen bereik.

Problemen met documenten

Documenten onderweg: offline PDF-toegang in Google Drive op Android controleren

Maak de betreffende PDF offline beschikbaar in Google Drive en test het openen zonder wifi of mobiele data voordat je vertrekt.

14 oktober 20263 min leestijd

Handen houden een telefoon boven drie documentpagina’s terwijl de armen van een oranje octopus de volgende pagina rechtleggen.

Problemen met documenten

Een document met meerdere pagina’s op iPhone: de volledige scan opslaan en controleren

Scan het papieren document in Bestanden, behoud alle pagina’s en controleer leesbaarheid, volgorde en opgeslagen bestand voordat je het verstuurt.

14 oktober 20265 min leestijd

Een octopus en een archivaris volgen in een archiefruimte de route van een document via drie naamkaartjes terug naar de oorspronkelijke envelop.

Problemen met documenten

Een factuur is twee keer hernoemd. Hoe vind je de oorspronkelijke e-mail?

Je boekhouder vraagt waar de PDF vandaan komt die je toestuurt. Maar de naam in de gedeelde map komt niet meer overeen met de bijlage van de leverancier. Koppel het bestand aan een specifieke e-mail en leg het resultaat vast, zodat niemand de zoektocht later hoeft te herhalen.

1 oktober 20265 min leestijd

De oranje octopus van HeyRup houdt een sleutel vast naast een vergrendelde map met documenten en een laptop met een slotje.

Bijlagen en toegang

Je boekhouder kan een factuur in Google Drive niet openen. Hoe regel je toegang?

De PDF-link werkt voor jou, maar je boekhouder heeft geen toegang. Controleer het account, het delen van het bestand en bedrijfsregels. Gebruik het berichtvoorbeeld om hulp te vragen.

1 oktober 20266 min leestijd

Een oranje octopus houdt twee documenten vast en controleert de factuurgegevens.

Documenten controleren

De factuur staat nog op het oude bedrijf. Wat controleer je na een gegevenswijziging?

Het profiel is aangepast, maar de factuur noemt het oude bedrijf? Houd toekomstige gegevens en het correctieverzoek apart. Met bericht en overdrachtsnotitie voor de boekhouder.

28 september 20266 min leestijd

Een oranje octopus in een blauwe trui legt documenten tussen een envelop en een open map.

Bijlagen en toegang

Facturen te groot voor Gmail: meerdere berichten of een link?

Wat doe je als pdf-facturen de Gmail-limiet overschrijden? Kijk of één bestand of de hele set te groot is en draag alle originelen over met een duidelijke bestandslijst.

28 september 20266 min leestijd

Een oranje octopus in een blauw vest haalt drie documenten uit een map met een rits.

Bijlagen en toegang

Facturen in een ZIP-bestand? Zo pak je ze uit voor je boekhouder

Een ZIP met facturen uitpakken in Windows of op een Mac, elke pdf controleren en nagaan of er iets ontbreekt. Met een voorbeeld en een bericht aan je leverancier.

28 september 20266 min leestijd

Een oranje octopus houdt een onleesbaar document met een waarschuwingssymbool vast en een envelop met een nieuwe kopie.

Bijlagen en toegang

De factuur is binnen, maar de pdf opent niet. Wat stuur je naar je boekhouder?

De bijlage is aangekomen, maar je boekhouder kan die niet lezen. Lees wat je kunt doen bij een lege voorvertoning of een wachtwoordvraag en hoe je de leverancier om een leesbare kopie vraagt.