Een eerdere voorbeeldweergave is onvoldoende
Je gaat op reis en wilt een factuur of ander PDF-document bij de hand hebben. Je hebt het al op je telefoon geopend en verwacht toegang zonder bereik. Controleer dat vooraf: een eerdere voorbeeldweergave bewijst niet betrouwbaar dat het volledige bestand beschikbaar is.
Gebruik je Google Drive op Android, maak dan het concrete bestand offline beschikbaar en test dezelfde stappen die je onderweg nodig hebt.
Bereid de juiste documentversie voor
Zoek en open de oorspronkelijke PDF terwijl je online bent. Vergelijk de leverancier en het documentnummer met de aankoop die je wilt bespreken. Bekijk alle pagina’s. Heb je ook een gecorrigeerd document, geef dan duidelijk aan welke versie het origineel is en welke de correctie. Controleer ook in welk account het bestand staat: persoonlijke en zakelijke Drive-accounts kunnen bestanden met vergelijkbare namen bevatten.
Google beschrijft voor Android: open Meer bij het bestand en kies Offline beschikbaar maken. Voorbereide bestanden vind je in het appmenu onder Offline. Namen kunnen verschillen met de interfacetaal.
Handleiding voor offline gebruik op Android →
Ontbreekt de optie voor deze PDF of wordt de voorbereiding niet afgerond, reken dan niet op werking later. Controleer account en appopties; test een andere manier om een lokale kopie te maken eerst volgens je bedrijfsprocedure voor documenten.
Een test zonder verbinding zegt meer dan een pictogram
Schakel na de voorbereiding wifi en mobiele data uit. Je kunt vliegtuigmodus gebruiken, maar controleer of wifi niet toch aan blijft. Open in Google Drive het document vanuit Offline.
Bekijk alle pagina’s, niet alleen de eerste voorbeeldweergave. Vergroot de gegevens die je moet lezen. Opent het bestand niet of ontbreekt een deel, dan ontdek je dat vóór vertrek. Maak opnieuw verbinding, maak hetzelfde bestand in Google Drive zelf offline beschikbaar en herhaal daarna de test vanuit Offline.
Eén succesvol geopend bestand controleert niet de hele map. Heb je een factuur en een orderbevestiging nodig, test dan elk document afzonderlijk.
Een voorbeeld vóór vertrek
In een fictieve situatie moet je onderweg twee posten aan je boekhouder uitleggen. Bereid de bijbehorende PDF’s voor, open beide offline en controleer documentnummers en leesbaarheid van de posten. Je weet dan welke documenten op deze telefoon beschikbaar zijn.
Dat bevestigt niet dat de boekhouder de bestanden heeft ontvangen. Offline openen op jouw apparaat en overdracht aan de ontvanger zijn verschillende controles. Moet je ze ook versturen, gebruik dan online de afgesproken route en controleer het echte overdrachtsresultaat.
Controleer na terugkomst, of nadat een factuur is gecorrigeerd, of je nog de gewenste versie gebruikt. Een lokale kopie moet het juiste document zonder bereik leesbaar maken, en geen extra ongemarkeerd bestand opleveren waarvan je later de herkomst niet kent.