Predchádzajúci náhľad nestačí
Chystáte sa na cestu a potrebujete mať poruke PDF faktúry alebo iného dokladu. V telefóne ste ho už otvorili, preto očakávate, že bude dostupný aj bez signálu. Oplatí sa to overiť vopred: predchádzajúci náhľad nie je spoľahlivou kontrolou dostupnosti celého súboru.
Ak používate aplikáciu Google Drive na Androide, pripravte konkrétny súbor na offline prístup a potom vyskúšajte rovnaký postup, ktorý budete potrebovať na ceste.
Pripravte správnu verziu dokladu
Ešte s pripojením nájdite pôvodné PDF a otvorte ho. Porovnajte dodávateľa a číslo dokladu s nákupom, ktorý budete potrebovať riešiť. Prejdite všetky stránky. Ak máte aj opravený doklad, jasne označte pôvodnú a opravenú verziu. Skontrolujte aj účet, v ktorom súbor leží: osobný a firemný Drive môžu obsahovať podobne pomenované súbory.
Google v návode na offline použitie na Androide uvádza: pri súbore otvorte ponuku Viac a vyberte Sprístupniť offline. Pripravené súbory potom nájdete v ponuke aplikácie v časti Offline. Názvy sa môžu líšiť podľa jazyka rozhrania.
Návod na offline použitie na Androide →
Ak pri danom PDF potrebnú možnosť nenájdete alebo sa príprava nedokončí, nespoliehajte sa na neskoršie fungovanie. Overte svoj účet a dostupné možnosti aplikácie; prípadnú inú cestu k miestnej kópii najprv vyskúšajte podľa svojho postupu pre firemné dokumenty.
Skúška bez pripojenia povie viac než ikona
Keď je súbor pripravený, vypnite Wi-Fi aj mobilné dáta. Môžete použiť režim lietadlo, ale overte, že Wi-Fi nezostala zapnutá. Vráťte sa do Google Drive a otvorte dokument z časti Offline.
Prejdite všetky stránky, nielen prvý náhľad. Priblížte údaje, ktoré budete potrebovať čítať. Ak sa súbor neotvorí alebo niektorá časť chýba, problém ste odhalili ešte doma. Znovu sa pripojte, pripravte ten istý súbor priamo v Google Drive na offline prístup a po dokončení zopakujte skúšku z časti Offline.
Jeden úspešne otvorený súbor neoverí celý priečinok. Ak potrebujete faktúru aj potvrdenie objednávky, vyskúšajte každý potrebný dokument osobitne.
Príklad prípravy pred odchodom
Vo fiktívnej situácii potrebujete počas cesty vysvetliť účtovníčke dve položky. Pripravíte príslušné PDF, obe otvoríte bez pripojenia a overíte čísla dokladov aj čitateľnosť položiek. Viete tak, ktoré dokumenty sú dostupné v danom telefóne.
Táto kontrola však nepotvrdzuje, že účtovníčka súbory dostala. Offline otvorenie na vašom zariadení a odovzdanie príjemcovi sú dve rôzne kontroly. Ak máte podklady aj odoslať, urobte to dohodnutou cestou pri pripojení a overte skutočný výsledok odovzdania.
Po návrate alebo dodatočnej oprave faktúry overte, či stále pracujete s požadovanou verziou. Miestna kópia má pomôcť čítať správny doklad bez signálu; nemá vytvoriť ďalší neoznačený súbor, ktorého pôvod neskôr nepoznáte.