En tidligere forhåndsvisning er ikke nok
Du skal reise og trenger en faktura eller et annet PDF-bilag for hånden. Du har allerede åpnet filen på telefonen og regner med tilgang uten dekning. Sjekk det på forhånd: en tidligere forhåndsvisning bekrefter ikke sikkert at hele filen er tilgjengelig.
Bruker du Google Drive på Android, klargjør den konkrete filen for frakoblet tilgang og prøv deretter de samme stegene du trenger på reisen.
Klargjør riktig versjon av bilaget
Finn og åpne den opprinnelige PDF-filen mens du er på nett. Sammenlign leverandøren og bilagsnummeret med kjøpet du skal diskutere. Gå gjennom alle sidene. Har du også et korrigert bilag, merk tydelig hvilken versjon som er originalen og hvilken som er korrigert. Sjekk også hvilken konto filen ligger på: privat og jobbrelatert Drive kan ha filer med lignende navn.
Googles Android-veiledning sier å åpne Mer ved filen og velge Gjør tilgjengelig uten nett. Klargjorte filer finner du under Uten nett i appmenyen. Navnene kan variere med grensesnittspråket.
Veiledning for frakoblet bruk på Android →
Hvis valget mangler for denne PDF-filen eller klargjøringen ikke fullføres, ikke regn med at det vil virke senere. Kontroller konto og appalternativer; prøv først en annen vei til en lokal kopi etter bedriftens fremgangsmåte for dokumenter.
En test uten forbindelse sier mer enn et ikon
Når filen er klar, slå av wifi og mobildata. Du kan bruke flymodus, men sjekk at wifi ikke fortsatt er på. Gå tilbake til Google Drive og åpne dokumentet fra Uten nett.
Gå gjennom alle sider, ikke bare den første forhåndsvisningen. Forstørr opplysningene du skal lese. Hvis filen ikke åpnes eller en del mangler, oppdager du problemet før avreise. Koble til igjen, gjør den samme filen tilgjengelig uten nett i selve Google Drive og gjenta testen fra Uten nett når klargjøringen er ferdig.
Én fil som åpnes, kontrollerer ikke hele mappen. Trenger du faktura og ordrebekreftelse, test hvert dokument separat.
Et eksempel før avreise
I en fiktiv situasjon må du forklare to poster til regnskapsføreren under reisen. Klargjør de aktuelle PDF-filene, åpne begge uten nett og kontroller bilagsnumre og lesbarheten til postene. Da vet du hvilke dokumenter som er tilgjengelige på akkurat denne telefonen.
Det bekrefter ikke at regnskapsføreren har fått filene. Frakoblet åpning på din enhet og overlevering til mottakeren er forskjellige kontroller. Skal du også sende bilagene, bruk avtalt kanal når du er tilkoblet, og bekreft faktisk overleveringsresultat.
Etter hjemkomst eller en senere fakturakorreksjon, sjekk at du fortsatt bruker ønsket versjon. En lokal kopi skal gjøre riktig bilag lesbart uten dekning, ikke skape enda en umerket fil med ukjent opprinnelse senere.