Sjekk papiret før skanning
På bordet ligger en faktura på to sider med en spesifikasjon på baksiden i tillegg. Tre raske bilder virker tilstrekkelig til regnskapsføreren spør hvilken side som hører til hvor. Én sammenhengende skanning holder alle nødvendige sider lesbare og i riktig rekkefølge.
På iPhone kan du skanne direkte i Filer. Legg først frem hele bilaget og tell sidene. Sjekk også baksidene: viktige opplysninger finnes ikke alltid på forsiden.
Fang hele dokumentet i samme skanning
Ifølge Apple åpner du Filer, trykker Mer og velger Skann dokumenter. Rett kameraet mot første side. Telefonen kan fange den automatisk; manuelt bruker du utløseren eller en volumknapp.
Apples veiledning for dokumentskanning →
Kontroller deretter hjørnene i utsnittet. Alt innhold må beholdes, inkludert bilagsnummer, leverandøropplysninger og merknader i margen. Behold skanningen og fortsett med neste side. Apple lar deg legge til sider før dokumentet avsluttes. Når alle er med, trykk Ferdig, velg plassering og lagre.
Kontrollnavn kan variere med språk og iOS-versjon. Hvis menyen er annerledes, bruk tilsvarende Apple-veiledning; den videre filkontrollen er den samme.
Åpne den lagrede filen, ikke bare kameraets forhåndsvisning
Kontroller nå resultatet i Filer, der du skal overlevere det fra. Bekreft at du har én ferdig PDF. Gå gjennom alle sidene og sammenlign antallet med papiret.
Forstørr liten skrift. Fakturanummer, datoer, beløp og spesifikasjon skal kunne leses uten gjetting. Se etter manglende kanter, overeksponerte områder, fingerskygger eller en andre side som er med to ganger. Rett skanningen før sending hvis noe mangler. Et tydeligere bilde av en annen del gjør ikke et ufullstendig dokument komplett.
Gi filen et gjenkjennelig navn, for eksempel med leverandør og bilagsnummer. Behold originalpapiret etter avtalt fremgangsmåte med regnskapsføreren.
Kontroll med et konkret eksempel
Se for deg en fiktiv faktura for kontorutstyr. Første ark viser leverandør og totalsum, andre ark postene og baksiden en leveringsmerknad. Du teller derfor tre sider før skanning. Åpne PDF-en og sjekk: innledning, spesifikasjon, merknad. Hvis det bare er to sider, må skanningen suppleres.
Ved overlevering kan du skrive: «Vedlagt er hele fakturaskanningen, inkludert spesifikasjon og merknad på baksiden; tre sider totalt.» Regnskapsføreren får filen og en pekepinn om fullstendigheten.
Hvis papiret er skadet eller en opplysning fortsatt er uleselig, be leverandøren om det opprinnelige elektroniske bilaget. Et bedre telefonfilter erstatter ikke informasjon som mangler på papiret.