Controleer het papier vóór het scannen
Op je bureau ligt een factuur van twee pagina’s met nog een specificatie op de achterkant. Drie snelle foto’s lijken voldoende, totdat de boekhouder vraagt welke pagina bij welke hoort. Eén doorlopende scan houdt alle nodige pagina’s leesbaar en in de juiste volgorde.
Op iPhone kun je rechtstreeks in Bestanden scannen. Leg eerst het volledige document neer en tel de zijden. Bekijk ook de achterkant: belangrijke gegevens staan niet altijd voorop.
Leg het volledige document in één scansessie vast
Volgens Apple open je Bestanden, tik je op Meer en kies je Scan documenten. Richt de camera op de eerste pagina. De telefoon kan automatisch vastleggen; handmatig gebruik je de sluiterknop of een volumeknop.
Apple-handleiding voor documenten scannen →
Controleer daarna de hoeken van de uitsnede. Alle inhoud moet behouden blijven, inclusief documentnummer, leveranciersgegevens en kantlijnnotities. Behoud de scan en ga verder met de volgende pagina. Apple laat extra pagina’s toevoegen vóór afronding. Tik als alles erin staat op Gereed, kies een locatie en sla op.
Knopnamen kunnen verschillen per taal en iOS-versie. Wijkt jouw menu af, gebruik dan de bijbehorende Apple-handleiding; de volgende bestandscontroles blijven hetzelfde.
Open het opgeslagen bestand, niet alleen de cameravoorvertoning
Controleer nu het resultaat in Bestanden, vanwaar je het zult overdragen. Bevestig dat er één uiteindelijke PDF is. Bekijk alle pagina’s en vergelijk hun aantal met het papier.
Vergroot kleine tekst. Factuurnummer, datums, bedragen en specificatie moeten zonder gokken leesbaar zijn. Zoek ontbrekende randen, overbelichte plekken, vingerschaduw of een dubbel ingevoegde tweede pagina. Herstel de scan vóór verzending als iets ontbreekt. Een scherpere foto van een ander paginadeel maakt een onvolledig document niet compleet.
Geef het bestand een herkenbare naam, bijvoorbeeld met leverancier en documentnummer. Bewaar het papier volgens de afspraak met je boekhouder.
Controle aan de hand van een concreet voorbeeld
Stel je een fictieve factuur voor kantooruitrusting voor. Het eerste blad bevat leverancier en totaal, het tweede de posten en de achterkant daarvan een leveringsnotitie. Tel dus drie zijden vóór het scannen. Open de PDF en controleer: begin, specificatie, notitie. Bij slechts twee pagina’s moet de scan worden aangevuld.
Bij overdracht kun je schrijven: ‘Bijgevoegd de volledige factuurscan, inclusief specificatie en notitie op de achterkant; in totaal drie pagina’s.’ Je boekhouder ontvangt het bestand en een aanwijzing voor de volledigheid.
Is het papier beschadigd of blijft informatie onleesbaar, vraag de leverancier dan om het originele elektronische document. Een beter telefoonfilter vervangt geen informatie die op de bron ontbreekt.