Controlla il documento cartaceo prima della scansione
Hai sul tavolo una fattura di due pagine con un dettaglio delle voci anche sul retro. Tre foto veloci sembrano sufficienti finché la contabile non chiede quale pagina appartenga a quale parte. Una scansione unica mantiene tutte le pagine necessarie leggibili e nell’ordine giusto.
Su iPhone puoi scansionare direttamente nell’app File. Prima di iniziare, disponi tutto il documento e conta le facciate. Guarda anche il retro: i dati importanti possono essere lì.
Acquisisci tutto il documento nella stessa scansione
Secondo la guida Apple, apri File, tocca Altro e scegli Scansiona documenti. Inquadra la prima pagina. Il telefono può acquisirla automaticamente; manualmente usa il pulsante di scatto o un tasto del volume.
Guida Apple alla scansione dei documenti →
Controlla poi gli angoli del ritaglio. Conserva tutto il contenuto, compresi numero del documento, dati del fornitore e note ai margini. Conferma la scansione e passa alla pagina successiva. Apple consente di aggiungere pagine prima di concludere. Quando ci sono tutte, tocca Fine, scegli una posizione e salva.
I nomi dei comandi possono variare secondo lingua e versione di iOS. Se il menu è diverso, consulta la guida Apple corrispondente; i controlli successivi del file restano uguali.
Apri il file salvato, non soltanto l’anteprima della fotocamera
Controlla ora il risultato in File, da dove lo consegnerai. Verifica di avere un unico PDF finale. Passa tutte le pagine e confrontane il numero con il cartaceo.
Ingrandisci il testo piccolo. Numero della fattura, date, importi e dettaglio devono essere leggibili senza supposizioni. Cerca bordi mancanti, zone sovraesposte, ombre delle dita o una seconda pagina duplicata. Correggi prima dell’invio. Una foto più nitida di un’altra parte della pagina non completa un documento incompleto.
Assegna un nome riconoscibile, per esempio con fornitore e numero del documento. Conserva l’originale cartaceo secondo la procedura concordata con la contabile.
La verifica su un esempio concreto
Immagina una fattura inventata per attrezzature da ufficio. Il primo foglio contiene fornitore e totale, il secondo le voci e sul suo retro una nota sulla consegna. Conti quindi tre facciate. Apri il PDF e verifica: apertura, dettaglio, nota. Se ci sono solo due pagine, devi completare la scansione.
Alla consegna puoi scrivere: «In allegato la scansione completa della fattura, compresi il dettaglio e la nota sul retro; tre pagine in totale». La contabile riceve il file e un riferimento per verificarne la completezza.
Se il foglio è danneggiato o un dato resta illeggibile, chiedi al fornitore il documento elettronico originale. Un filtro migliore sul telefono non sostituisce un’informazione assente dalla fonte.