Pred skenovaním skontrolujte papier
Na stole máte dvojstranovú faktúru a na zadnej strane ešte rozpis položiek. Tri rýchle fotografie vyzerajú ako hotová práca, kým účtovníčka nenapíše, že nevie, ktorá strana kam patrí. Pomôže jeden súvislý sken so všetkými potrebnými stránkami, čitateľnými a v správnom poradí.
Na iPhone môžete dokument naskenovať priamo v aplikácii Súbory. Pred začatím rozložte celý doklad a spočítajte strany. Pozrite aj rub papiera: dôležité údaje nemusia byť len vpredu.
Zachyťte celý doklad počas jedného skenovania
Podľa návodu Apple otvorte Súbory, klepnite na ponuku Viac a vyberte Skenovať dokumenty. Namierte fotoaparát na prvú stránku. Telefón ju môže zachytiť automaticky; ručne použijete spúšť alebo tlačidlo hlasitosti.
Návod Apple na skenovanie dokumentov →
Po zachytení skontrolujte rohy výrezu. Zachovajte celý obsah stránky vrátane čísla dokladu, údajov dodávateľa a poznámok pri okraji. Potvrďte zachovanie skenu a pokračujte ďalšou stranou. Apple umožňuje pridať stránky pred dokončením dokumentu. Keď máte všetky, klepnite na Hotovo, vyberte umiestnenie a uložte sken.
Názvy ovládacích prvkov sa môžu líšiť podľa jazyka a verzie iOS. Ak je ponuka vo vašom telefóne iná, použite zodpovedajúcu verziu návodu Apple; ďalšie kroky kontroly súboru zostávajú rovnaké.
Otvorte uložený súbor, náhľad fotoaparátu nestačí
Výsledok teraz skontrolujte v Súboroch, teda tam, odkiaľ ho budete odovzdávať. Overte, že máte jeden výsledný súbor PDF. Prejdite všetky stránky a ich počet porovnajte s papierom.
Priblížte drobný text. Číslo faktúry, dátumy, sumy aj položky musia byť čitateľné bez odhadovania. Hľadajte chýbajúci okraj, presvetlené miesto, tieň prsta či dvakrát vloženú druhú stránku. Ak niečo chýba, sken opravte pred odoslaním. Jasnejšia fotografia inej časti stránky sama nevyrieši neúplný dokument.
Súbor pomenujte tak, aby ste ho neskôr spoznali, napríklad podľa dodávateľa a čísla dokladu. Pôvodný papier ponechajte podľa postupu dohodnutého s účtovníčkou.
Kontrola na konkrétnom príklade
Predstavte si fiktívnu faktúru za kancelárske vybavenie. Prvý list obsahuje údaje dodávateľa a celkovú sumu, druhý položky a jeho rub poznámku k dodaniu. Pred skenovaním počítate tri strany. Otvorte uložené PDF a overte: úvod, rozpis, poznámka. Ak obsahuje len dve stránky, sken treba doplniť.
Pri odovzdaní môžete napísať: „V prílohe posielam kompletný sken faktúry vrátane rozpisu a poznámky na zadnej strane; spolu tri stránky.“ Účtovníčka dostane súbor aj vodidlo k jeho úplnosti.
Ak je papier poškodený alebo niektorý údaj stále nečitateľný, požiadajte dodávateľa o pôvodný elektronický doklad. Lepší filter v telefóne nenahradí údaj chýbajúci v podklade.