Sprawdź papier przed skanowaniem
Na biurku leży dwustronicowa faktura, a na odwrocie jeszcze zestawienie pozycji. Trzy szybkie zdjęcia wyglądają na gotowe zadanie, dopóki księgowa nie pyta, która strona do czego należy. Jeden pełny skan utrzymuje wszystkie potrzebne strony czytelne i we właściwej kolejności.
Na iPhonie skanujesz bezpośrednio w Plikach. Najpierw rozłóż cały dokument i policz jego strony. Sprawdź też odwroty: ważne dane mogą znajdować się również tam.
Zeskanuj cały dokument w jednej sesji
Według instrukcji Apple otwórz Pliki, stuknij Więcej i wybierz Skanuj dokumenty. Skieruj aparat na pierwszą stronę. Telefon może uchwycić ją automatycznie; ręcznie użyj migawki lub przycisku głośności.
Instrukcja Apple dotycząca skanowania dokumentów →
Sprawdź potem rogi kadru. Musi pozostać cała treść, z numerem dokumentu, danymi dostawcy i uwagami przy krawędzi. Zachowaj skan i przejdź do następnej strony. Apple pozwala dodawać strony przed zakończeniem. Gdy są wszystkie, stuknij Gotowe, wybierz miejsce i zapisz.
Nazwy przycisków mogą zależeć od języka i wersji iOS. Przy innym menu użyj właściwej wersji instrukcji Apple; kolejne kontrole pliku pozostają takie same.
Otwórz zapisany plik, nie tylko podgląd aparatu
Sprawdź wynik w Plikach, skąd będziesz go przekazywać. Upewnij się, że masz jeden wynikowy PDF. Przejrzyj wszystkie strony i porównaj ich liczbę z papierem.
Powiększ drobny tekst. Numer faktury, daty, kwoty i pozycje muszą być czytelne bez zgadywania. Szukaj brakującego brzegu, prześwietlenia, cienia palca albo podwójnej drugiej strony. Popraw skan przed wysłaniem, jeśli czegoś brakuje. Wyraźniejsze zdjęcie innego fragmentu nie uzupełnia niekompletnego dokumentu.
Nadaj plikowi rozpoznawalną nazwę, na przykład według dostawcy i numeru dokumentu. Zachowaj papier zgodnie z ustaleniami z księgową.
Kontrola na konkretnym przykładzie
Wyobraź sobie fikcyjną fakturę za wyposażenie biura. Pierwszy arkusz zawiera dane dostawcy i sumę, drugi pozycje, a jego odwrotna strona uwagę o dostawie. Przed skanowaniem liczysz trzy strony. Otwórz PDF i sprawdź: początek, zestawienie, uwaga. Jeśli są tylko dwie strony, skan wymaga uzupełnienia.
Przy przekazaniu możesz napisać: „W załączniku pełny skan faktury, z zestawieniem i uwagą na odwrocie; łącznie trzy strony”. Księgowa otrzyma plik i wskazówkę dotyczącą kompletności.
Jeśli papier jest uszkodzony lub jakieś dane nadal nieczytelne, poproś dostawcę o oryginalny dokument elektroniczny. Lepszy filtr telefonu nie zastąpi informacji nieobecnej na papierze.