Kontrollér papiret før scanning
På bordet ligger en faktura på to sider med en yderligere specifikation på bagsiden. Tre hurtige fotos virker tilstrækkelige, indtil bogholderen spørger, hvilken side der hører til hvad. Én sammenhængende scanning holder alle nødvendige sider læsbare og i den rigtige rækkefølge.
På iPhone kan du scanne direkte i Arkiver. Læg først hele bilaget frem og tæl siderne. Se også på bagsiderne: vigtige oplysninger står ikke altid på forsiden.
Indfang hele dokumentet i samme scanning
Ifølge Apples vejledning åbner du Arkiver, trykker på Mere og vælger Scan dokumenter. Ret kameraet mod første side. Telefonen kan indfange den automatisk; manuelt bruger du udløseren eller en lydstyrkeknap.
Apples vejledning til scanning af dokumenter →
Kontrollér derefter hjørnerne i beskæringen. Alt indhold skal være med, herunder bilagsnummer, leverandøroplysninger og noter ved kanten. Behold scanningen og fortsæt med næste side. Apple giver mulighed for flere sider, før dokumentet afsluttes. Når alle er med, tryk på OK eller afslutningsknappen, vælg en placering og gem.
Knapnavne kan variere med sprog og iOS-version. Hvis menuen er anderledes, brug den tilsvarende Apple-vejledning; den efterfølgende filkontrol er den samme.
Åbn den gemte fil, ikke kun kameraets forhåndsvisning
Kontrollér nu resultatet i Arkiver, hvorfra du skal overdrage det. Bekræft, at du har én færdig PDF. Gennemgå alle sider og sammenlign antallet med papiret.
Forstør lille tekst. Fakturanummer, datoer, beløb og specifikation skal kunne læses uden gæt. Se efter manglende kanter, overbelyste områder, fingerskygger eller side to, der er indsat to gange. Ret scanningen før afsendelse, hvis noget mangler. Et tydeligere foto af en anden del gør ikke et ufuldstændigt dokument komplet.
Giv filen et genkendeligt navn, for eksempel med leverandør og bilagsnummer. Behold originalpapiret efter den procedure, du har aftalt med bogholderen.
Kontrol med et konkret eksempel
Forestil dig en fiktiv faktura for kontorudstyr. Første ark viser leverandør og samlet beløb, andet ark posterne og dets bagside en leveringsnote. Du tæller derfor tre sider før scanning. Åbn PDF’en og kontrollér: indledning, specifikation, note. Er der kun to sider, skal scanningen suppleres.
Ved overdragelsen kan du skrive: »Vedhæftet er den fulde fakturascanning, inklusive specifikation og note på bagsiden; i alt tre sider.« Bogholderen får filen og et holdepunkt for dens fuldstændighed.
Hvis papiret er beskadiget, eller en oplysning fortsat er ulæselig, bed leverandøren om det oprindelige elektroniske bilag. Et bedre telefonfilter erstatter ikke oplysninger, der mangler på papiret.