Verifique o papel antes de digitalizar
Tem uma fatura de duas páginas na mesa e ainda uma discriminação no verso. Três fotografias rápidas parecem suficientes até a contabilista perguntar qual página corresponde a cada parte. Uma digitalização única mantém todas as páginas necessárias legíveis e na ordem certa.
No iPhone pode digitalizar diretamente em Ficheiros. Antes de começar, disponha o documento completo e conte as faces. Veja também o verso: pode conter informações importantes.
Capte todo o documento na mesma digitalização
Segundo o guia da Apple, abra Ficheiros, toque em Mais e escolha Digitalizar documentos. Aponte a câmara à primeira página. O telemóvel pode captá-la automaticamente; manualmente, use o obturador ou um botão de volume.
Guia da Apple para digitalizar documentos →
Verifique os cantos do recorte. Preserve todo o conteúdo, incluindo o número do documento, os dados do fornecedor e as notas à margem. Mantenha a digitalização e continue para a página seguinte. A Apple permite acrescentar páginas antes de terminar. Quando tiver todas, toque em OK ou no comando para concluir, escolha a localização e guarde.
Os nomes dos comandos podem variar com o idioma e a versão do iOS. Se o menu for diferente, consulte a versão correspondente do guia da Apple; as verificações seguintes do ficheiro mantêm-se.
Abra o ficheiro guardado, não apenas a pré-visualização da câmara
Verifique agora o resultado em Ficheiros, de onde o irá entregar. Confirme que tem um único PDF final. Percorra todas as páginas e compare o número com o papel.
Amplie o texto pequeno. Número da fatura, datas, valores e discriminação devem ser legíveis sem adivinhar. Procure margens em falta, zonas sobre-expostas, sombras dos dedos ou a segunda página duplicada. Corrija antes de enviar se faltar algo. Uma fotografia mais nítida de outra parte não completa um documento incompleto.
Dê um nome reconhecível ao ficheiro, por exemplo com o fornecedor e o número do documento. Guarde o papel original segundo o procedimento acordado com a contabilista.
A verificação num exemplo concreto
Imagine uma fatura fictícia de equipamento de escritório. A primeira folha contém fornecedor e total, a segunda as rubricas e o seu verso uma nota de entrega. Conta, portanto, três faces. Abra o PDF e verifique: início, discriminação, nota. Se houver só duas páginas, terá de completar a digitalização.
Na entrega pode escrever: «Segue em anexo a digitalização completa da fatura, incluindo a discriminação e a nota no verso; três páginas no total.» A contabilista recebe o ficheiro e uma indicação para verificar a integridade.
Se o papel estiver danificado ou algum dado continuar ilegível, peça ao fornecedor o documento eletrónico original. Um filtro melhor no telemóvel não substitui informação ausente no suporte.