Uma pré-visualização anterior não basta
Vai viajar e precisa de ter à mão uma fatura ou outro documento PDF. Já o abriu no telemóvel, pelo que espera aceder-lhe mesmo sem rede. Verifique antes: uma pré-visualização anterior não comprova a disponibilidade do ficheiro completo.
Se utiliza o Google Drive no Android, prepare o ficheiro concreto para acesso offline e teste os mesmos passos de que irá precisar durante a viagem.
Prepare a versão correta do documento
Enquanto está ligado à Internet, encontre e abra o PDF original. Compare o fornecedor e o número do documento com a compra que precisa de explicar. Percorra todas as páginas. Se também tiver um documento corrigido, identifique claramente o original e a versão corrigida. Verifique ainda em que conta está o ficheiro: os Drive pessoal e profissional podem conter ficheiros com nomes semelhantes.
O guia da Google para Android indica que deve abrir Mais junto ao ficheiro e escolher Disponibilizar offline. Os ficheiros preparados encontram-se depois em Offline, no menu da aplicação. Os nomes podem variar com o idioma da interface.
Guia de utilização offline no Android →
Se a opção não existir para esse PDF ou a preparação não terminar, não conte com um funcionamento posterior. Verifique a conta e as opções da aplicação; teste primeiro qualquer alternativa para uma cópia local segundo o seu procedimento para documentos empresariais.
Um teste sem ligação diz mais do que um ícone
Quando o ficheiro estiver preparado, desligue o Wi-Fi e os dados móveis. Pode usar o modo de voo, mas confirme que o Wi-Fi não ficou ligado. Volte ao Google Drive e abra o documento em Offline.
Percorra todas as páginas, não apenas a primeira pré-visualização. Amplie os dados que vai precisar de ler. Se o ficheiro não abrir ou faltar alguma parte, detetou o problema antes de partir. Volte a ligar-se, prepare o mesmo ficheiro para acesso offline no próprio Google Drive e, quando terminar, repita o teste a partir de Offline.
Abrir um ficheiro com sucesso não verifica a pasta inteira. Se precisar de uma fatura e da confirmação de encomenda, teste cada documento separadamente.
Um exemplo de preparação antes da partida
Numa situação fictícia, precisa de explicar duas rubricas à contabilista durante uma viagem. Prepare os PDF correspondentes, abra ambos offline e verifique os números dos documentos e a legibilidade das rubricas. Sabe então quais estão disponíveis naquele telemóvel.
Isto não confirma que a contabilista recebeu os ficheiros. Abertura offline no seu dispositivo e entrega ao destinatário são verificações distintas. Se também tiver de os enviar, use o meio combinado quando estiver ligado e verifique a entrega efetiva.
No regresso ou depois de uma correção da fatura, confirme que continua com a versão necessária. A cópia local deve permitir ler o documento correto sem rede, sem criar mais um ficheiro não identificado cuja origem depois desconheça.