Wcześniejszy podgląd nie wystarczy
Przed podróżą chcesz mieć pod ręką fakturę lub inny dokument PDF. Plik był już otwarty na telefonie, więc zakładasz dostęp także bez zasięgu. Sprawdź to wcześniej: dawny podgląd nie potwierdza dostępności całego pliku.
Jeśli korzystasz z Google Drive na Androidzie, przygotuj konkretny plik offline, a potem przetestuj te same czynności, które będą potrzebne w podróży.
Przygotuj właściwą wersję dokumentu
Gdy masz połączenie z Internetem, znajdź i otwórz oryginalny PDF. Porównaj dostawcę i numer dokumentu z zakupem, który chcesz omówić. Przejrzyj wszystkie strony. Jeśli masz również poprawiony dokument, wyraźnie oznacz oryginał i poprawioną wersję. Sprawdź też, na którym koncie jest plik: prywatny i firmowy Dysk Google mogą zawierać pliki o podobnych nazwach.
Google w instrukcji Androida podaje: otwórz przy pliku menu Więcej i wybierz Udostępnij offline. Przygotowane pliki znajdziesz w części Offline w menu aplikacji. Nazwy zależą od języka interfejsu.
Instrukcja korzystania offline na Androidzie →
Jeśli opcji nie ma dla danego PDF lub przygotowanie się nie kończy, nie licz na późniejsze działanie. Sprawdź konto i opcje aplikacji; inną drogę do lokalnej kopii najpierw przetestuj zgodnie z procedurą dla dokumentów firmowych.
Próba bez połączenia mówi więcej niż ikona
Gdy plik jest gotowy, wyłącz Wi-Fi i dane mobilne. Możesz użyć trybu samolotowego, ale sprawdź, czy Wi-Fi nie pozostało włączone. Wróć do Google Drive i otwórz dokument z części Offline.
Przejrzyj wszystkie strony, nie tylko pierwszy podgląd. Powiększ dane, które trzeba przeczytać. Jeśli plik się nie otwiera lub czegoś brakuje, odkrywasz problem jeszcze przed wyjazdem. Połącz się ponownie, przygotuj ten sam plik do dostępu offline bezpośrednio w Dysku Google, a po zakończeniu powtórz próbę z sekcji Offline.
Poprawne otwarcie jednego pliku nie sprawdza całego folderu. Jeśli potrzebujesz faktury i potwierdzenia zamówienia, testuj każdy dokument osobno.
Przykład przygotowania przed wyjazdem
W fikcyjnej sytuacji musisz podczas podróży wyjaśnić księgowej dwie pozycje. Przygotowujesz odpowiednie PDF, otwierasz oba offline i sprawdzasz numery dokumentów oraz czytelność pozycji. Wiesz, które dokumenty są dostępne na tym telefonie.
Nie potwierdza to jednak ich otrzymania przez księgową. Dostęp offline na Twoim urządzeniu i przekazanie odbiorcy to osobne kontrole. Jeśli trzeba też wysłać dokumenty, zrób to uzgodnioną drogą przy połączeniu i sprawdź rzeczywisty wynik przekazania.
Po powrocie lub późniejszej korekcie faktury upewnij się, że nadal używasz wymaganej wersji. Lokalna kopia ma umożliwić odczyt właściwego dokumentu bez zasięgu, a nie tworzyć kolejny nieoznaczony plik o niejasnym pochodzeniu.